Administratief medewerker

Job title:

Administratief medewerker

Company

Vrije Universiteit Brussel

Job description

Ben jij ons administratief wonder dat graag alle balletjes in de lucht houdt ?VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.De Vakgroep ETEC hangt af van de Faculteit Ingenieurswetenschappen van de Vrije Universiteit Brussel en maakt ook deel uit van de Grote Onderzoeksgroep MOBI Electromobility Research Centre. MOBI is hét innovatieve onderzoekscentrum voor elektromobiliteit in Europa en streeft ernaar een sterke bijdrage te leveren aan een meer duurzame samenleving. Met meer dan 110 specialisten vormen we een multidisciplinair team dat de overgang naar een milieuvriendelijker en elektrisch mobiliteits- en transportsysteem ondersteunt. Onze kracht ligt in een unieke mix van technische, milieukundige en sociaal-economische expertise.
MOBI is ook een Core Lab binnen de Flanders Make-organisatie – Driving Innovation – en heeft een indrukwekkende staat van dienst in een groot aantal onderzoeksprojecten.Word de nieuwe administratief medewerker van ETEC!Hou je ervan om orde te scheppen in chaos en collega’s te ondersteunen? Zie je jezelf als dé spilfiguur die administratieve processen vlekkeloos laat lopen? Dan zoeken we jou! Bij de Vakgroep Elektrotechniek en Energie technologie (ETEC) van de Vrije Universiteit Brussel, willen we ons administratief team versterken met een enthousiaste en energieke Administratief medewerker.Wat ga je doen?Je maakt elke dag het verschil door onze professoren, onderzoekers, secretariaatscollega’s, studenten en bezoekers te ondersteunen. Dit betekent onder andere:

• Glimlachend onthaal: je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en studenten en wijst hen de weg.
• Administratieve duizendpoot: je verzamelt en verwerkt gegevens, beheert toegangskaarten, asset management en elektronische handtekeningen.
• Boekhoudondersteuning: je boekt facturen in, maakt bestellingen op, verwerkt onkostennota’s en helpt met rekeningencontrole en budgetbeheer.
• Procedurespecialist: je beantwoordt vragen over aankoopregels en BTW.
• Logistiek genie: je neemt leveringen in ontvangst, verdeelt ze over teams, houdt de stock van kantoorbenodigdheden bij en plant onderhoud van printers.
• Evenementencoördinator: organisatie van MOBI-lunches en PhD-recepties? Met jou loopt alles op rolletjes.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.Wat verwachten wij van jou?

• Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs of, bij voorkeur, een bachelor diploma met specialisatie project management, secretariaat of een professionele bachelor in boekhouding, office management of bedrijfsmanagement, of gelijkwaardig door ervaring..
• Je kan vlot overweg met MS Office oa Excel en hebt een zwak voor nieuwe software.
• Detailgericht is je tweede naam. Jij zorgt ervoor dat cijfers kloppen tot op de komma.
• Nederlands en Engels? Check! Je communiceert vlot in beide talen.
• Je werkt graag in een diverse, internationale omgeving en blijft rustig onder deadlines.
• Flexibel, vriendelijk en klantgericht: zo omschrijven anderen jou.
• Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.
• Je bent een vlotte en flexibele persoon.
• Je bent een teamplayer, maar kan eveneens onafhankelijk werken.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit.Word jij onze nieuwe collega?Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4 of graad 5. De salarisschalen kan je terugvinden op onze jobsite.Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden (ifv de noden), een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken…) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega’s met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 – Ge nteresseerd?Stel je dan kandidaat vóór 3 januari via jobs.vub.beOns sollicitatieproces ziet er als volgt uit:Stap 1: Screening door een van onze recruitersStap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 6 januari en kan je thuis afleggen.Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 9 of 10 januari en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).Contacteer ons!Vragen over de job zelf?ContacteerVragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?ContacteerWil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.Personeelsformatie: 50% werking, 50% externe financieringContract: Contract onbepaalde duurHoofdeenheid: Faculteit IngenieurswetenschappenOmvang: 1 fteFunctie: Administratief medewerkerGradengroep: 4-5Wijze van begeven: werving

Expected salary

Location

Brussel

Job date

Fri, 13 Dec 2024 08:03:39 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (jobsnear.org) you saw this job posting.