Admistrador/a País Guatemala

Contribuirás a acabar con el hambre en el mundo por …

Con base al uso e implementación de herramientas digitales de Acción contra el Hambre, asegurar un adecuado y eficiente manejo contable, de tesorería y seguimiento presupuestario y financiero de los proyectos manteniendo la información presupuestaria actualizada y brindando información confiable y a tiempo al equipo de país; ser garante de cumplir y hacer cumplir las políticas y normativas de control interno y los requerimientos de los donantes; asegurar la gestión administrativa en lineamiento con las políticas internas y leyes vigentes. Integrar un equipo de trabajo administrativo de país junto con puestos transversales de misión para la mejora de procesos, sinergia y cumplimiento de requerimientos de donantes, equipo ACH y Gobierno.

Las principales actividades que desempeñaras son las siguientes:

Objetivo 1. Finanzas: Bajo lineamientos de la Dirección Adjunta y Coordinación Administrativa y Financiera.

Tareas:

• Regular el uso de Agresso para la gestión financiera de país a través de la eFMT, eDonor, eCCP, M1 y Excelerators varios activos para tal efecto.
• Buscar la autonomía de las bases de Guatemala a través del uso de las anteriores herramientas digitales (revisión de cuentas contables, estado financiero y cobros de misión), reuniones SFIN, generación de alertas de riesgos financieros y uso oficial de la eFMT.
• Verificar y modificar cuando corresponda presupuestos en Agresso y en eFMT
• Verificar y modificar cuando corresponda forecast de presupuestos en eFMT
• Verificar y modificar cuando corresponda actualizaciones de eCCP de presupuestos en eFMT.
• Revisar la actualización de datos económicos en Gespra, asimismo de los cobros de los contratos en herramienta M1. Reportar anomalías a personal técnico referente.
• Elaboración de presentaciones mensuales financieras, recopilando y confirmando información en Gespra, Dashboard, eFMT y plan financiero de la misión. En dichas reuniones brinda alertas, propone mejoras para la gestión financiera de la misión, análisis de Z1, análisis de cofinanciación, entre otros.
• Revisar y validar la actualización del plan financiero de costes de las bases de Guatemala.
• Adaptación de la estrategia de costes de la misión con acuerdo a la política de costes compartidos de Acción contra el Hambre aplicando para ello el uso de herramientas eCCP, Timesheets, Cuadros de Costes Compartidos, otros.
• Revisa mensualmente los reportes de altas y bajas de personal emitidos por RRHH para cada base de Guatemala y coteja-actualiza en las herramientas digitales de planificación estratégica de finanzas
• Revisión financiera de Timesheets de la misión generadas desde Agresso, gestionar la modificación de éstas en caso de encontrar incoherencias o por cambios en la estrategia financiera de la misión.
• Revisar y validar la codificación financiera y contable de presupuestos basado en principios de contabilidad analítica, gestionar la validación de la Coordinación Administrativa y Financiera para posterior validación del Dpto. De Finanzas de Sede.
• Revisar la carga de presupuestos en Agresso (eDonor).
• Revisar el plan semanal de funciones del equipo FIN de Guatemala, el plan mensual de actualización de herramientas digitales, VCN, firmas contables, parametrización y alineación de herramientas digitales de gestión financiera al menos 1 vez al mes.
• Ser referente de País en la elaboración de propuestas financieras a donantes, en estrecha comunicación y dirección de la Coordinación Administrativa, Dirección país, Departamentos Técnicos y Logístico. Para esta actividad considera la normativa del donante, procedimientos de ACH y regulaciones fiscales locales.
• Responsable del seguimiento presupuestario de los contratos de financiación.
• Participar en procesos de modificaciones presupuestarias y realizar las actualizaciones de las herramientas financieras una vez validada por donantes.
• Coordinar y revisar la generación de seguimientos presupuestarios de contratos de financiación de ACH (Anexos de socios cuando corresponda).
• Apoyo en el proceso de elaboración del presupuesto anual de la misión.
• Generación de informes financieros intermedios y finales a donantes, enviar al Coordinador Administrativo y Financiero para validación y posteriormente validación a sede, cargar versiones definitivas en Gespra.
• Seguimiento administrativo-financiero en procesos de auditorías internas y externas.
• Análisis y comunicación oportuna de riesgos financieros.
• Responsable de la constante actualización de tipos de cambio en el Excelerator Exchange Rate.
• Monitorear impactos por variaciones en Tipos de Cambio.
• Cuando sea requerido, participar en reuniones FIN entre misión y sede.
• Asignación y supervisión de tareas financieras del personal a su cargo.
• Otras de índole financiero que le sean asignadas.

Objetivo 2. Gestión Contable y Contrapartes: Con el Apoyo de Admines de Bases y coordinación directa de la Jefa de Contabilidad de la misión.

Tareas:

• Verificar mensualmente la coherencia entre la contabilidad analítica y plan financiero de la misión.
• Participar en los procesos de regularización de contratos de financiación finalizados en estrecha coordinación con Jefa de Contabilidad.
• Solicitar a Jefa de Contabilidad la aplicación de cambios analíticos y reimputaciones de asientos contables.
• Establecer nomenclatura de Costes basado en política de Acción contra el Hambre.
• Creación y validación de Costes de país.
• Validar junto con Jefa de Contabilidad la contabilidad fiscal de país.
• Emitir y validar mensualmente todos los Anexos de Reportería de Gastos de los socios de ACH en Guatemala, verificando la correcta aplicación, ejecución, tipos de cambio, contabilidad histórica, nuevos registros, cofinanciación, flexibilidad y medidas de protección correspondientes. Gestiona validación de Jefes/as de Proyecto, subsanaciones de incidencias con cada socio y envío de versión validada a Oficial Contable para su importación a Agresso.
• Actualiza mensualmente la herramienta M1 para el cobro de desembolsos de donantes.
• Establece mecanismos para fortalecer el control interno, tanto de la Misión ACH, como de las Contrapartes.
• Revisión y digitación de datos financieros en Memorándums de Entendimiento -MoU- Convenios de Colaboración, Cartas de Entendimiento, u otro documento legal utilizado para formalizar los contratos de financiación entre Acción contra el Hambre y las contrapartes.
• Seguimiento financiero de la ejecución presupuestaria de contrapartes, análisis de riesgos y alertas.
• Atención y respuesta a consultas vía telefónica y correo solicitadas por las contrapartes.
• Intervenir oportunamente a las contrapartes por retrasos en los reportes contables con acuerdo al cronograma establecido en los Acuerdos.
• Supervisar el control de los desembolsos solicitados por las contrapartes, validar financieramente las solicitudes de nuevos desembolsos con acuerdo a la confirmación de porcentajes de ejecución presupuestaria y documentos entregados.
• Seguimiento a los requisitos administrativos, contables y financieros solicitados en los Acuerdos.
• Gestionar y participar en la formación continua contable-financiero-administrativa a las contrapartes, identificando cuellos de botella y proponiendo mejoras a procesos.
• Validar plan de amortización de activos fijos.
• Realizar la depuración contable de extractos de ejecuciones presupuestarias Agresso para efecto de informes financieros a presentar a donantes.
• Análisis y comunicación oportuna de impacto de tipo de cambio por operación en compra de divisas, macheo de proveedores o regularización de contratos.
• Análisis de la información contable emitida por la herramienta M1 y reportar oportunamente a la Coordinación Administrativa y Financiera cualquier incidencia.
• Mensual y trimestralmente, revisar la Check list de Cierres trimestrales para la detección oportuna de incidencias.
• Previo a la definición de Informes financieros, emitir certificados de ejecución de contrapartes que incluya detalles de ejecución por divisa, detalles de tipo de cambio, expresiones a moneda de firma de contrato, compromiso ejecutado tanto de fondos del donante como de cofinanciación, otros de relevancia.
• Compartir con equipo de contabilidad el plan de cobertura de costes de las bases de Guatemala, como guía e imputación de costes en el sistema contable.
• Aprobar las Transferencias bancarias por ajustes de fondos entre cuentas bancarias exclusivas.
• Otros de índole contable asociados a su puesto

Objetivo 3. Gestión de la Tesorería y Pagos: Bajo lineamientos del Coordinador Administrativo y Financiero.

Tareas:

• Participa en los procesos de actualización de la política de tesorería de las bases en Guatemala con acuerdo a cambios relevantes de país o requerimientos de ACH o donantes.
• Coordina el abastecimiento quincenal, oportuno y adecuado de fondos para la implementación de los contratos de financiación de Guatemala, utilizando como base la actualización de la herramienta eFMT.
• Gestiona bajo directrices del Coordinador Administrativo y Financiero, la apertura, cierre, activación e inactivación de cuentas bancarias y usuarios de banca en línea de país.
• Realiza periódicamente arqueos de caja sorpresivos y verifica el inventario de formas en blanco.
• Supervisa el trabajo de Administradores/as de Bases para garantizar que Acción contra el Hambre cumple con los requisitos de Ley para el ingreso y egreso de divisas -transferencias del exterior
• Interviene estratégicamente en la relación y gestión directa con los bancos.
• Fungir como firma libradora de cheques y usuario validadores en las cuentas bancarias de AcH en Guatemala.
• Es responsable de validación de archivos para pagos electrónicos en plataformas virtuales de los Bancos habilitados con sistema en línea.
• Gestionar con Coordinación Administrativa y Financiera validación de todas las transferencias entre cuentas bancarias de ACH en Guatemala (solicitudes de bases incluidas).
• Valida anticipos y rembolsos de gastos solicitados por el equipo de Ciudad de Guatemala.
• Define parámetros de umbrales de validación administrativa y financiera del equipo de Finanzas a su cargo de documentos logísticos (solicitudes de pedido, términos de referencia, órdenes de compra, tablas de valoración, contratos y actas de entrega) en acuerdo.
• Valida solicitudes sin proceso logístico de país.
• Responsable de la Administración, uso y liquidación del Fondo de Emergencia Ciudad de Guatemala.
• Otras de índoles de tesorería de la misión en Guatemala.

Objetivo 4. Gestión de Bases Guatemala, Cumplimiento, Archivo, Riesgos Legales-Financieros y Archivo.

Tareas:

• Actualizar mensualmente el plan de temas de asesoría legal a través de reuniones virtuales o presenciales con el servicio externo de asesoría legal externa.
• Seguimiento al Manual de Riesgos Legales de Acción contra el Hambre.
• Gestión de Mandatos, Poderes de Representación y cualquier documento de índole legal necesarios en la misión en Guatemala.
• Visitar periódicamente las bases y sub-bases de Guatemala habilitadas para verificar el cumplimiento de procedimientos administrativos, fortalecer debilidades, capacidades y prever amenazas de gestión. Asimismo, coordinar con equipos logísticos y técnicos para la búsqueda de soluciones y mejora de procedimientos.
• Practicar arqueos de caja sorpresivos a todo el personal de Bases Guatemala a cargo de fondos de caja chica.
• Asegurar y velar el cumplimiento de políticas anti fraude, corrupción y abuso de poder.
• Inducir al personal Administrativo en normativas de donantes, procedimientos de archivo, gestión financiera y contable de los proyectos de financiación.
• Identificación de riesgos financieros y mitigación de éstos a través de la aplicación de controles.
• Participa en las reuniones periódicas convocadas por sede o Responsable de Cumplimiento, Auditorías y Riesgos.
• Participa en la actualización del plan de auditorías anuales de Guatemala.
• Monitorea el plan de archivo de los contratos de financiación de Guatemala.
• Coordina inducción en normativa de donantes y Acción contra el Hambre al personal Administrativo de Guatemala.
• Custodia la información legal en la caja fuerte, lleva control de sus movimientos en registro específico.
• Punto focal con la gestión, consultas legales realizadas al servicio externo de asesoría jurídica.
• Participar cuando le sea requerido en auditorías internas, externas y de Gobierno.
• Otras de carácter administrativo, coordinación con equipo de cumplimiento y bases de Guatemala.

Esta descripción encaja contigo?

Formación: Licenciaturas de Administración de Empresas, Contabilidad Pública y Auditoria, Economía o carreras afines, preferiblemente con Maestría en Área Financiera, Contable o Administración.

Conocimientos técnicos específicos:

• Experiencia de trabajo con ONG´s sin fines de lucro.
• Conocimiento de las normas fiscales y tributarias del país.
• Experiencia en contaduría, gestión financiera de proyectos y gestión de RRHH
• Experiencia procedimiento donantes (USAID, UE, ECHO, donantes españoles, otros)

Experiencia previa: Mínimo 3 años en posiciones con tareas similares.

Cocimiento del sector humanitario: Preferiblemente con experiencia en sector humanitario

Conocimiento de Acción contra el Hambre: No indispensable

Idiomas: Español, inglés (intermedio/alto)

Ofimática y sistemas específicos: Dominio de Windows, imprescindible manejo 3 avanzado de Excel, paquetes contables financieros.

Movilidad (nacional/ internacional): Interior República de Guatemala, traslados internacionales cuando le sea requerido

Nuestro paquete retributivo:

Contrato a plazo fijo
Prestaciones de ley
La información del salario se amplía en entrevista.
Ambiente agradable
Capacitaciones acorde al puesto
La oportunidad de pertenecer a una organización con trayectoria internacional/nacional.