Asistente Administrativa

OBJETIVO DEL CARGO: Se busca una persona que asista en las tareas administrativas y logísticas de la oficina de Diakonie en Bogotá.

REPORTA A: Administradora
LUGAR PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Bogotá – Cundinamarca.
REQUERIMIENTO DE VIAJE: No aplica.
TIPO DE CONTRATO: Contrato laboral a término indefinido. Tiempo completo.
MODALIDAD: Teletrabajo Suplementario – Con reuniones presenciales.
SALARIO: $3.500.000 Más prestaciones de ley. BENEFICIOS: Contará con 30 días de vacaciones. DISPONIBILIDAD REQUERIDA: 3 de febrero de 2025.

DESCRIPCIÓN DE PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
Soporte Administrativo:
•Recibir y distribuir la correspondencia interna y externa
•Apoyar a la administradora en los procesos de compras, obteniendo las cotizaciones necesarias, elaborando cuadros comparativos y preparando las órdenes de compra o de servicios necesarios
•Actualizar el inventario de activos fijos y elementos menores de oficina, acorde con los sistemas de control establecidos para los inventarios
•Apoyar la realización de procesos administrativos con el banco (apertura y activación de cuentas, certificaciones, etc)
•Actualizar por lo menos dos veces por año y depurar la base de datos de proveedores, de bienes, consumibles y servicios.
•Apoyar a la administradora en el cumplimiento de los requerimientos del Sistema de Gestión de la Salud y la Seguridad en el Trabajo -SGSST
•Apoyar con la aplicación del Manual de Gestión Documental en las carpetas que se reciben e ingresan al archivo central
•Administrar el archivo central, controlando la salida de documentos de las cajas
•Organizar los documentos recibidos de las carpetas de proyectos cerrados e ingresarlos al archivo central
•Gestionar el seguimiento a tramites con entidades de seguridad social

Tareas de soporte logístico
•Coordinar la realización de las tareas de mensajería según las necesidades de los usuarios y las prioridades institucionales
•Administrar y garantizar la existencia de suministros (papelería, aseo y cafetería) para el correcto funcionamiento de la oficina
•Coordinar con la administradora, la realización del mantenimiento de la infraestructura física y mobiliario, de manera que se garantice siempre su correcto funcionamiento.
•Atender los requerimientos para garantizar el acceso de DKH al servicio de telefonía móvil/fijo e internet
•Apoyar la logística para la preparación y realización de talleres: materiales, viajes, refrigerios
•Apoyar con la compra de Tiquetes nacionales e internacionales
•Apoyar con la documentación de legalización de viajes cuando se requiera.

PERFIL BUSCADO
Experiencia mínima requerida y competencias:
•Con experiencia mínima de tres (3) año en cargos similares
•Con excelente manejo de sistemas de cómputo (Excel, Word, Sistemas de Comunicación virtual)
•Conocimientos sobre técnicas y manejo de sistemas de archivo
•Habilidades en redacción y ortografía

Habilidades Profesionales:
•Técnico(a) / Tecnólogo (a) en administración o estudios afines

Habilidades personales:
•Capacidad organizativa.
•Capacidad para trabajar en equipo y adaptación a cambios.
•Capacidad para múltiples tareas.
•Excelentes habilidades de comunicación.

Deseable:
•Se valora experiencia de participación de trabajo en ONGs