Asistente Administrativo, Oficina de El Salvador – ADMIN002466-00001

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Quiénes Somos

La paz es nuestro compromiso. El Instituto de Paz de los Estados Unidos representa los valores compartidos del pueblo estadounidense y su compromiso con la paz a nivel mundial. Sabemos que la Paz es Seguridad – avanza tanto la seguridad de los EE. UU. como la seguridad internacional al prevenir, gestionar y mitigar los conflictos violentos.

Somos una institución independiente y no partidista, y estamos activamente comprometidos con los esfuerzos de construcción de paz a nivel mundial. Juntos enfrentamos los problemas más desafiantes y nos mantenemos firmes en la posibilidad de un mundo más pacífico. Para aprender más sobre los programas del USIP y las ofertas de trabajo, visite https://www.usip.org/about/careers.

Si tienes pasión por hacer del mundo un lugar mejor y quieres estar en primera fila en el escenario mundial, el USIP es el lugar para ti.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Brinda apoyo administrativo y programático diario para la Oficina de El Salvador del Programa de América Latina, así como apoyo financiero y administrativo para la implementación de los proyectos de la oficina. Desarrolla y actualiza material informativo y programático, coordina la logística y el desarrollo de eventos, apoya actividades de gestión de presupuestos y contratos, y actúa como el enlace principal con el contratista logístico de la oficina. El/La Asistente Administrativo/a estara basado en San Salvador y reportará al Líder del Equipo de El Salvador. Este es un puesto de contratista nacional de servicios personales del país anfitrión a tiempo completo.

RESPONSABILIDADES

Apoyo Programático y Administrativo:
* Proporcionar apoyo administrativo y general al flujo de trabajo para la Oficina de El Salvador.
* Asistir en el desarrollo, edición y actualización de materiales informativos del programa para el personal interno del USIP y para invitados externos (por ejemplo: hojas informativas, contenido web, páginas de proyectos, informes especiales, presentaciones, etc.);
* Mantener bases de datos y archivos del programa (sistemas de archivo, registros, etc.);
* Crear y mantener un sistema completo de base de datos de contactos para permitir una gestión eficiente y puntual con la red de contactos del equipo de El Salvador;
* Programar reuniones y actividades, incluyendo la gestión de las reuniones recurrentes del equipo;
* Gestionar la correspondencia rutinaria para el programa, tanto entrante como saliente;
* Responder a preguntas relacionadas con procedimientos y estándares generales del programa;
* Monitorear y mantener los suministros y equipos de la oficina del equipo de El Salvador, así como servir de enlace principal con el agente de arrendamiento de la oficina para todos los asuntos de mantenimiento;

Apoyo en Compras, Finanzas, Presupuesto y Viajes:
* Asistir en la gestión y ejecución de contratos, incluyendo, completar requisiciones, procesar facturas, gastos y recibos, y monitorear el pago a contratistas por servicios utilizando las plantillas de contratos del USIP;
* Actuar como enlace principal con el contratista logístico del equipo de El Salvador, proporcionando los requisitos y orientación contractual, la elaboración de requisiciones, y monitoreando el desempeño del contrato incluyendo la gestión de facturas;
* Completar procesos administrativos de viajes para viajes nacionales e internacionales. Procesar autorizaciones de viaje, anticipos, solicitudes de efectivo, comprobantes de viaje y reembolsos de gastos;
* Apoyar al líder del equipo de El Salvador con la gestión de la tarjeta de débito y cuentas de caja chica, incluyendo la realización de conciliaciones de tarjetas de crédito según sea necesario;
* Asistir al Especialista en Finanzas y Operaciones de El Salvador con informes presupuestarios y seguimiento para la Oficina de El Salvador.

Desarrollo y Planificación de Eventos:
* Apoyar directamente al equipo de El Salvador en el desarrollo de eventos y actividades realizadas en el área metropolitana de San Salvador, y coordinar estrechamente con los coordinadores municipales para garantizar que tengan plantillas, lineamientos, y apoyo al realizar eventos municipales;
* Asistir en la redacción de textos para eventos, agendas, biografías de panelistas e información de antecedentes, y desarrollar descripciones informativas de los eventos para el personal interno del USIP y para invitados externos;
* Coordinar todos los arreglos logísticos para los eventos del programa, tanto nacionales como internacionales. Las tareas pueden incluir reservar salas o lugares de conferencias, desarrollar invitaciones, monitorear las confirmaciones de asistencia (RSVP), ordenar comida y suministros, organizar la disposición de la sala y los servicios de la conferencia (por ejemplo, interpretación), y actuar como el punto de contacto principal para los asistentes;
* Ser como punto de contacto principal con las empresas de transporte, programando y proporcionando recursos de gestión de viajes para todas las actividades del proyecto;
* Coordinar viajes nacionales e internacionales y alojamiento nocturno para los participantes en los eventos;
* Coordinar con los Coordinadores Comunitarios del equipo de El Salvador para organizar el apoyo logístico en la planificación de eventos municipales, según sea necesario;
* Tomar notas detalladas y apoyar la redacción de actas y reportes de los eventos para audiencias tanto internas como externas.

Cumple con otras tareas según se le asignen.

CALIFICACIONES
* Se requiere Bachillerato , de preferencia en administración o contaduría; se prefiere Título universitario en un campo pertinente relacionado;
* Se prefiere un fuerte interés y conocimiento en relaciones internacionales, paz y seguridad, análisis de conflictos, y estudios de América Latina;
* Un (1) año o más de experiencia relacionada en negocios o administración, que involucre familiarización con prácticas generales de personal, principios de contabilidad y presupuesto, y coordinación de actividades importantes de oficina;
* Se requiere dominio del idioma español tanto oral como escrito;
* Experiencia en gestión de eventos y logística;
* Fuertes habilidades presupuestarias;
* Se prefiere fluidez en inglés, ;
* Fuertes habilidades en Microsoft Office Suite, en particular MS Word, MS Outlook y MS Excel; se prefieren fuertes habilidades en el uso de bases de datos;
* Excelentes habilidades de gestión del tiempo, con capacidad para priorizar el trabajo y cumplir con plazos;
* Se prefiere experiencia organizando conferencias y reuniones, así como realizando arreglos de viaje tanto nacionales como internacionales.

Todos los puestos contractuales y de empleado de USIP están sujetos a la finalización favorable de una investigación de antecedentes de idoneidad.

CÓMO PRESENTAR UNA SOLICITUD

Para ser considerado para este puesto, envíe un paquete de solicitud completa que incluya

Solicitud de empleo completa, incluyendo títulos, fechas de contratación y requisitos salariales.
Carta de presentación
Curriculum vitae

*Se recibirá solicitudes hasta el viernes 14 de junio a las 11:59 PM hora de Washington DC

Sólo nos pondremos en contacto con los candidatos seleccionados.

No se admiten llamadas telefónicas. Las entrevistas se programarán únicamente con cita previa.

USIP es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. USIP no discrimina en el empleo por motivos de raza, color, religión, sexo (incluyendo embarazo, identidad de género y orientación sexual), origen nacional, afiliación política, estado civil, discapacidad, información genética (incluyendo historial médico familiar), edad, pertenencia a una organización laboral, represalias, situación parental, servicio militar u otros factores no basados en el mérito.