Asistente de Programas

OBJETIVO DEL CARGO: Se busca una persona que apoye a Diakonie Katastrophenhilfe (DKH) en mantener organizada la información principal de los proyectos en el sistema de almacenamiento y apoyo logístico en eventos específicos.

REPORTA A: Gerente de Programa.
LUGAR PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Bogotá/Cajicá – Cundinamarca
REQUERIMIENTO DE VIAJE: Disponibilidad para viajar dentro y fuera de Colombia, por periodos de al menos una semana de manera esporádica.
TIPO DE CONTRATO: Contrato laboral Indefinido. Tiempo completo.
MODALIDAD: Semipresencial en la sede de Cajicá – Cundinamarca.
SALARIO: $ 3,000,000 Pesos COL más prestaciones de ley y 30 días de vacaciones.
BENEFICIOS DESDE ENERO 2025: $ 3.500.000 más prestaciones de ley y se contará con 30 días de vacaciones.
DISPONIBILIDAD REQUERIDA: 1 de octubre de 2024.

DESCRIPCIÓN DE PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
Funciones:
•Revisa, organiza y mantiene las carpetas de los proyectos con informes, documentos oficiales, solicitudes y modificaciones, en el programa de almacenamiento de la organización.
•Entrega de informes a la arquitectura humanitaria mediante la información que entregan los socios e información del gerente de programas.
•Ordena y realiza la logística de reuniones / talleres con socios, asegurando los espacios para la realización de los talleres, los materiales necesarios y enviando invitación a los y las participantes.
•Brinda soporte durante un evento híbrido.
•Toma notas en reuniones donde se requiera y levanta actas.
•Elaborar agendas de visitas de donantes, consultores y personal de la Diakonie mediante información entregada por los socios y bajo las directrices del gerente de programa.
•Acompañar visitas en campo cuando se requiera a los visitantes externos de Diakonie.
•Asistencia en la logística y coordinación de las visitas a campo haciendo reservas en hoteles, cotizaciones de tiquetes, control de tiquetes, invitaciones y transporte terrestre y legalizaciones correspondientes a los gerentes de programa, garantizando las políticas institucionales.
•Acompañar de ser necesario en la recolección de información en el proceso de análisis de necesidades y prioridades al Coordinador MEAL y a los socios, con la directriz del gerente de programa.

PERFIL BUSCADO:
Experiencia mínima requerida y competencias:
•Culminación de estudios tecnólogos en carreras administrativas o experiencia comprobable como asistente en contextos de ayuda humanitaria.
•Mínimo 4 años de experiencia laboral en el sector público o privado, en áreas administrativas.
•Tener voluntariado en el sector social.

Habilidades Profesionales:
•Dominio hablado y escrito, del español. Deseable inglés.
•Excelentes habilidades para la expresión oral y escrita.
•Capacidad demostrada para dar soporte en la edición simple de documentos, gráficas y presentaciones en cuestiones de formato.
•Excelente habilidad de comunicación.
•Regirse con los principios humanitarios
•Manejo óptimo de paquetes utilitarios de sistemas: Word, Excel y PowerPoint.

Habilidades personales:
•Capacidad organizativa.
•Capacidad de trabajo individual y grupal con iniciativa y proactividad.
•Capacidad para múltiples tareas.
•Excelentes habilidades de comunicación.