Assistant·e de Direction à la Coopération Suisse en Haiti

Conditions liées au poste

• Sous la supervision du/ de la Chef/ fe de Coopération, le ou la titulaire du poste organise toute correspondance de la Coopération Suisse, assure la bonne planification et organisation de toutes les activités de la direction du bureau, gère l’accueil des missions et visiteurs diverses, aide avec la représentation et les communications, fournit un soutien consulaire et administratif, et accomplit d’autres tâches connexes, au besoin.

Responsabilités et fonctions principales

• Rédiger des notes diplomatiques et superviser toute la correspondance de la Coopération Suisse ;
• Responsable de la réception et de l’envoi du courrier de la représentation ;
• Entretenir la banque de contacts de fonctionnaires gouvernementaux et de diplomates et des partenaires de la représentation ;
• Assister à le/ la chef/ fe de Coopération par rapport à la planification et organisation des déplacements, missions etc.
• Appuyer le/ la chef/ fe de coopération dans l’implémentation de projets diverses ainsi que la rédaction et édition de différents types de textes d’intérêts de la Coopération Suisse ;
• Organiser les voyages et l’hébergement de l’équipe y inclus les demandes de visa. Organisation des programmes de missions pour visiteurs en provenance du siège et de l’Ambassade en République Dominicaine.
• Servir d’intermédiaire entre le consulat de Suisse en République Dominicaine et la Coopération Suisse en Haïti pour le traitement des dossiers consulaires tels que les enregistrements de mariage, divorces, naissances et décès, les commandes de passeports et de carte d’identité, l’établissement de certificats de vie etc. ;
• Servir de membre actif des organismes internes de gestion de crise ;
• Aider à planifier, à mettre en œuvre et à promouvoir les activités de communication comme les ateliers internes, événements publics, les réceptions et les conférences académiques ; fournir un soutien à le/ la responsable de communication
• Diverses tâches de secrétariat

Qualifications requises

• Diplôme universitaire en Secrétariat ou Administration ;
• Minimum 3 années d’expérience professionnelle pertinentes dans le Secrétariat ou l’Administration ;
• Capacité d’organisation, rigueur, honnêteté ;
• Fiabilité et discrétion ;
• Capacité à travailler de manière autonome ;
• Connaissance des organismes et ministères haïtiens et/ou Suisse ;
• Connaissance de la diplomatie et du protocole ;
• Capacité à organiser et réaliser des événements ;
• Maîtriser parfaitement la communication oral et écrit en français ; Capacité à communiquer efficacement en anglais tant à l’oral qu’à l’écrit ; capacité à communiquer en espagnole tant à l’oral qu’à l’écrit
• Capacité à rédiger et éditer des rapports et de la correspondance ainsi que des documents internes et externes ;
• Capacité à prioriser plusieurs tâches dans des délais serrés ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Compétences

• Être capable d’analyser et de promouvoir des solutions ; avoir une bonne capacité de conceptualiser et organiser le travail de manière efficace et efficiente ; précision et attention aux détails, avoir une bonne compétence dans la facilitation des processus de changement ;
• Avoir d’excellentes compétences et grande facilité dans la rédaction et édition de textes (français soutenu/ professionnel) ;
• Capacité d’organisation d’évènements ;
• Être ouvert·e à apprendre et à appliquer de nouvelles méthodes et outils de travail ;
• Esprit d’équipe, sens des responsabilités, rigueur, honnêteté, fiabilité et discrétion, autonomie et disponibilité pour le travail ; avoir une aptitude de service à la clientèle, être proactif ve, être disponible à travailler en coordination avec tous les acteurs de développement.