Assistant.e Administratif.ve

Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ?

• Un contrat de travail à temps plein à durée déterminée de 12 mois au sein de la plus grande organisation humanitaire mondiale. Le poste peut être pourvu, soit à temps plein, soit via deux mi-temps (veuillez indiquer votre préférence dans votre candidature).
• Une rémunération en lien avec votre expérience, assortie d’avantages extra légaux : chèques-repas, assurance groupe, prise en charge à 100 % des frais de transports en commun domicile-travail, 3 jours de congé supplémentaires aux congés légaux dès la première année et 3 de plus l’année suivante (pour un temps plein et proratisés au temps de présence).
• La possibilité de télétravailler jusqu’à 3 jours par semaine, avec l’indemnité correspondante, après une période d’écolage.
• Un milieu professionnel qui partage des valeurs d’engagement, de bienveillance, de diversité et de coopération.
• Un travail qui a du sens dans une équipe engagée !

VENEZ RELEVER UN CHALLENGE HUMAIN AU SEIN DU PLUS GRAND RESEAU HUMANITAIRE MONDIAL !

Le Département International de la Croix-Rouge de Belgique a pour mission de contribuer au renforcement du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge en vue d’améliorer la résilience et les conditions d’existence des personnes vulnérables et de leurs communautés. A cette fin, nous soutenons le développement et l’action des partenaires Croix- Rouge à l’étranger. En Belgique, nous faisons du plaidoyer en faveur du respect du Droit International Humanitaire et menons des activités de rétablissement des liens familiaux.

Fonction :

Contribuer à la mobilisation des ressources en garantissant la qualité et la conformité administrative des documents à destination des bailleurs de fonds

• Relecture de tout document remis aux bailleurs de fonds (propositions, rapports, demandes d’avenant, autre correspondance) : contrôle et rédaction des aspects administratifs des documents, correction du français, mise en page, impression, mise à signature des documents au besoin
• Coordination de la remise des documents aux bailleurs de fonds : tenue de l’échéancier de l’unité, rappel des échéances aux autres membres de l’unité et du service financier

Contribuer à la capitalisation et à la mémoire du Service Actions Internationales (SAI)

• Assurer l’archivage papier et informatiques des documents pertinents en lien avec les projets, les partenaires et les bailleurs
• Tenue et mise à jour régulière des documents de capitalisation de l’unité (historique des projets, tableau de suivi des projets)
• Tenue et mise à jour des coordonnées des missions
• En lien avec le service Administration et Finance, tenue et mise à jour du dashboard sur les contrats de financement
• Répondre aux demandes de mapping du Mouvement Croix-Rouge et du Croissant Rouge

Gestion des aspects administratifs et logistiques des activités et des évènements du Département International

• Relecture des Conventions de Partenariat, mise en signature et suivi
• Organisation de briefing/débriefing des délégués Croix-Rouge de Belgique
• Gestion des aspects administratifs des appels d’offres gérés par l’unité (archivage des offres, réponse aux soumissionnaires, PV du comité de sélection, mise en paiement, etc.)
• En lien avec l’assistante administrative du département, appui à l’organisation des événements du Service Actions Internationales et/ou du Département au niveau logistique

Contribuer à la fluidité organisationnelle et à circulation d’informations au sein du SAI et entre le SAI et les autres services et départements de la Croix-Rouge de Belgique

• En coordination avec le chargé de communication du département, participer aux activités d’information et de communication internes/externe (par exemple : fournir les informations nécessaires et participer à la rédaction des articles et explication pour les instruments de communication, tenue de stand à lors d’événements internes et/ou externes)
• Gestion de la boîte mail de l’unité
• Prise de note, rédaction de rapport, si nécessaire, lors de réunions
• En lien avec le Service Administration et Finance, faire le suivi des paiements et transferts de fonds

Profil :

• Idéalement, vous disposez d’une formation administrative
• Vous disposez de deux ans d’expérience minimum dans une fonction similaire (stage compris)
• Vous avez un intérêt prononcé pour le secteur de l’aide humanitaire et/ou la coopération au développement
• Vous avez une parfaite maîtrise écrite et orale du français et une bonne connaissance de l’anglais. La connaissance du néerlandais est un atout
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles ainsi qu’organisationnelles
• Vous maitrisez la Suite Office (Word, Excel, Power Point…)
• Vous êtes dynamique et êtes capable de prendre des initiatives
• Vous êtes en accord avec les 7 principes de la Croix-Rouge. L’expérience de travail ou de volontariat avec le Mouvement Croix-Rouge est un atout important