Chargé.e de subventions (H/F)

Description de la mission

Le ou la Chargé.e de subventions sera sous le management hiérarchique du/de la Chef.fe de projet durant la phase de démarrage du projet, puis du Responsable Administratif et Financier (RAF) à Fort-de France.

Il/elle sera sous le management fonctionnel du/de la Responsable de composante « Appui filières Sargasses ».

Basé(e) à Fort-de-France en Martinique, le/la chargé.e de subvention assurera la gestion administrative et financière des différentes subventions octroyées dans le cadre du projet (appels à projets et subvention directe), depuis leur instruction et octroi, jusqu’à leur clôture. Les principales missions confiées au/à la chargé.e de subventions sont les suivantes:

Appui à l’instruction et l’octroi des subventions :
– Appuyer le montage de deux appels à projets (AàP) et assurer leur diffusion auprès des organisations cibles ;
– Planifier et organiser les différentes étapes des appels à projets (publication, évaluation, etc.) en assurant le respect du calendrier et la coordination avec les différentes personnes ressources mobilisées (équipe projet, évaluateurs, référents juristes, etc.) : organisation et archivage de la documentation, des candidatures, préparation et organisation des comités d’évaluation, etc.
– Contrôler la conformité aux procédures en vigueur ;
– Organiser des sessions d’information et de formations pour les porteurs de projets présélectionnés pour renforcer l’appropriation des procédures de gestion par les bénéficiaires ;
– Préparer les contrats de subvention et coordonner le processus de signature dans le respect des procédures internes.

Suivi de l’exécution administrative et financière des projets subventionnés :
– Elabore et paramètre, en lien avec l’équipe admin/finance, les outils financiers de suivi des subventions (fichier de reporting financier, suivi des dépenses et des pré-financements, etc…) ;
– Accompagne les porteurs de projets sur les spécificités administratives et financières des subventions (formation, réponse aux questions, etc.) ;
– Assiste le/la responsable Appui filières dans le suivi des subventions sur certaines tâches spécifiques (suivi de tableaux divers, remontée et consolidation des justificatifs, respect des canevas de reporting financiers…) ;
– Veille au respect du calendrier de transmission des rapports techniques narratifs et financiers par les porteurs de projets ;
– Vérifie et contrôle les rapports financiers (complétude du dossier, respect du format, pièces justificatives, cohérence avec le rapport narratif, demande de financement) ;
– Contrôle le respect des procédures administratives d’EF par le ou les partenaires (achats et passations de marchés, justificatifs etc.) ;

Reporting, audit et clôture des subventions :
– Appuie le/la responsable Appui filières dans la consolidation du suivi budgétaire mensuel pour la composante 2 du projet (affectations budgétaires, cohérence suivi des engagements, prévisionnel) en lien avec l’équipe admin/finance.
– Coordonne la préparation des audits des subventions avec l’appui de l’équipe admin/finance, en bonne coordination avec porteurs de projets ;
– Assure l’archivage de toute la documentation contractuelle, comptable et financière des subventions, tenue du fichier des partenaires et contacts tiers, etc.

Description du projet ou contexte

CONTEXTE

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Avec un volume d’activité de 324 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans une centaine de pays, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.
Dans les Caraïbes, Expertise France intervient principalement dans le cadre de projets régionaux afin d’appuyer les Etats dans la lutte contre le changement climatique et la protection de la biodiversité.
Lancé en 2023 suite au succès d’EUROCLIMA en Amérique Latine, le programme « EUROCLIMA Caraïbes » contribue à la transition verte de la région par des efforts d’atténuation et d’adaptation au changement climatique et par la protection et la conservation de la diversité biologique dans les Caraïbes.
Expertise France met également en œuvre dans la région le programme RESEMBID en faveur de la résilience, des énergies durables et de la biodiversité marine ainsi que le programme Green Overseas qui vise à accélérer la transition énergétique et à accroître la résilience climatique des pays et territoires d’outre-mer.
Financé par l’Agence Française de Développement (AFD), le projet de gestion et de coordination régionale des sargasses vise à encourager les dynamiques de coopération régionale dans les Caraïbes et à soutenir les petits États insulaires en développement dans le structuration d’un cadre pour la gestion et la valorisation des sargasses.

DESCRIPTION DU PROJET

La finalité du projet est de minimiser et limiter les impacts négatifs des échouages de sargasses sur les économies locales, les communautés et les écosystèmes côtiers. Pour y parvenir, le projet comprend trois composantes principales et une composante transversale :

1. Renforcer la coopération régionale dans les Caraïbes autour des approches de planification et de gestion des sargasses, contribuant à l’émergence d’un plaidoyer commun. Cette composante vise à engager des communautés de pratique et à capitaliser sur les expériences et les connaissances développées à tous les niveaux de la chaîne de gestion des sargasses : prévision et suivi des dérives de sargasses, méthodes de collecte, prétraitement et caractérisation des composants des sargasses, transport, stockage, et leur valorisation en produits commercialisables.

2. Aider les petits États insulaires des Caraïbes (Sainte-Lucie, Grenade, Dominique et Saint-Vincent-et-les-Grenadines) à mettre en œuvre des opérations intégrées de gestion et de valorisation des sargasses. En partenariat avec l’Organisation des États des Caraïbes orientales (OECO), cette composante vise à renforcer les capacités des acteurs publics et privés dans les opérations de gestion des sargasses. Ce volet permettra de définir et de déployer une feuille de route pour l’organisation des opérations de collecte à travers la formation et l’équipement du personnel impliqué, le développement de mécanismes d’alerte précoce pour les communautés côtières et la coordination avec les transporteurs, le développement de systèmes de prétraitement adaptés, et le stockage de la biomasse dans des sites sécurisés. Pour soutenir les acteurs privés dans la structuration de filières de valorisation des sargasses, le projet lancera un appel à projets dans les 4 îles ciblées.

3. Soutenir la coopération scientifique régionale pour maximiser la compréhension globale du phénomène des sargasses et alimente l’élaboration de politiques publiques validées par la recherche. Le projet déploiera un réseau d’expertise collective visant à réunir un groupe de scientifiques et d’experts issus de différents centres de recherche caribéens afin de mobiliser l’ensemble des connaissances et d’établir un consensus scientifique sur les questions complexes soulevées par les sargasses. Par ailleurs, le projet lancera un Appel à Projets recherche afin de renforcer la dynamique régionale de coopération scientifique et la mise en œuvre de solutions de valorisation concrètes et adaptées au contexte caribéen.

Le projet comporte également un résultat transversal sur le genre, visant à intégrer la dimension du genre dans les opérations de gestion intégrative des sargasses.

Les principaux partenaires de mise en œuvre du projet seront :
• L’OECO : une subvention directe sera octroyée à l’OECO pour la mise en œuvre de certaines activités de la composante 2 et de la composante 1, axées sur le renforcement des politiques publiques sur les sargasses, de la gouvernance et des capacités techniques et d’équipements des acteurs publics mobilisés sur les sargasses.
• Les acteurs privés ou public-privés des filières de gestion / valorisation des sargasses qui seront bénéficiaires de subventions via un Appel à Projets pour le développement de modèles économiques durables et pérennes de gestion / valorisation des sargasses dans les 4 îles d’intervention de la composante 2.
• L’Institut de Recherche et Développement (IRD), qui assurera une synthèse des connaissances scientifiques à date sur les sargasses (dispositif d’Expertise Scientifique Collective) et la production de recommandations basées sur la science à destination des décideurs politiques.
• Les laboratoires et centres de recherche des différents pôles de recherche présents dans les Caraïbes et en Amérique Centrale qui seront bénéficiaires de subventions dans le cadre de la composante 3, impliqués dans l’appel à projets de recherche de la composante 3.

L’ÉQUIPE PROJET

Situation/position : Direction des Opérations – Département Développement Durable – Pôle Biodiversité

Une équipe spécifique sera déployée à Fort-de-France et à Sainte Lucie. Celle-ci sera composée de :
• A Fort-de-France, en Martinique :
o Un ou une Chef(fe) de projet en charge du pilotage technique et opérationnel
o Un ou une Responsable Appui Fillières Sargasses (Composante 2)
o Un ou une Chargé.e de subventions
o Un ou une Chargé.e de mission capitalisation et valorisation scientifique
o Un ou une Responsable/Chargé.e Administratif et Financier

• A Sainte Lucie :
o Un ou une chargé(e) d’Assistance technique auprès de l’Organisation des États de la Caraïbe orientale (OECO)

• Expertise spécifique basée dans les Caraïbes :
o Un.e expert.e Gestion des Risques environnementaux et sociaux
o Un.e expert.e SERA (Suivi, Evaluation, Redevabilité et Apprentissage)
o Une experte Genre

Profil souhaité

Formation
Être titulaire d’un diplôme universitaire en comptabilité, administration, gestion de projets ou tout autre diplôme équivalent. Un master sera un atout.

Expériences
– Expérience en gestion de financements et octroi de subventions dans le cadre de projets de coopération internationale ;
– La connaissance des procédures de gestion de l’AFD et de la gestion des projets financés par les bailleurs de fonds est un avantage ;
– Expérience avérée sur des projets ou programmes multi-pays et multi-acteurs ;
– Une expérience dans des projets / programmes de coopération dans les Caraïbes est un atout.

Compétences
– Excellentes qualités relationnelles, sens de la diplomatie ;
– Excellentes compétences organisationnelles et capacité à respecter les délais ;
– Fortes capacités d’autonomie, d’adaptation ; réactivité et flexibilité ;
– Capacité à travailler couramment en anglais et français (écrit et oral), la maîtrise de l’espagnol est un atout.
– Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques, niveau Excel avancé