Consultoría: Fortalecimiento de Eficiencia Digital MIREview

• ANTECEDENTES

El MIRE+, es el Mecanismo Intersectorial de Respuesta a Emergencias y Recuperación Temprana, que brinda atención humanitaria a población vulnerable víctima del conflicto armado en situaciones de emergencia por desplazamiento, confinamiento o restricciones a su movilidad; así como, realiza acciones de fortalecimiento de capacidades para el desarrollo a comunidades que han recibido asistencia humanitaria. El mandato del MIRE+ es abordar específicamente las necesidades de las emergencias no asistidas, llenando el vacío de atención como un mecanismo de respuesta de segunda línea, complementando las acciones existentes de otros actores humanitarios que no pueden llegar a las

poblaciones afectadas. Para alcanzar este propósito, desde el 2023, el Consorcio implementa de forma complementaria acciones en los sectores de Salud, Higiene y saneamiento, Alojamiento e infraestructura, Educación, Protección, Seguridad alimentaria y Medios de Vida.

El Consorcio MIRE+ en su cuarta fase ha pasado a estar conformado por las organizaciones Consejo Noruego para Refugiados -NRC-, que es la organización líder del Consorcio actualmente, más Acción contra el Hambre -ACH- y Médicos del Mundo -MDM-. Estas tres organizaciones cuentan con capacidad y experiencia en el campo humanitario y desarrollo, y que se articulan a través de una gobernanza colaborativa coordinada por la Unidad de Gestión del Consorcio -UGC. Esta estructura le posibilita al Consorcio MIRE+ presencia en el territorio nacional, en lugares adonde no es fácil llegar permitiendo visibilizar a las comunidades más vulnerables para que sean atendidas oportunamente, lo cual genera su reconocimiento territorial como un Consorcio que se adapta y analiza el contexto para actuar sosteniendo a las comunidades, personas e instituciones locales en el centro de su intervención. Su mecanismo de evaluación contextualizada de necesidades le posibilita ser pertinente y eficaz logrando a su vez acompañar y fortalecer a las comunidades y posibilitando la construcción o sostenimiento de puentes con la institucionalidad, gracias a su enfoque de triple nexo con el desarrollo y la paz. Actualmente el Consorcio es subvencionado por los donantes ECHO, BHA, COSUDE y AECID, que le garantizan una diversa orientación de lineamientos y perspectivas de implementación en el marco de los estándares de la Arquitectura Humanitaria y la Cooperación Internacional.

El Consorcio MIRE+4 ha realizado una mayor oferta de servicios basada sobre el modelo de “triple nexo” con una respuesta rápida que asegura la intervención de tres sectores implementada como mínimo por un socio durante dos fases de respuesta. Se realiza la transición hacia una tercera fase de recuperación temprana y es bajo este modelo ampliado que el Consorcio MIRE+4 toma sus posturas centrales. La oferta de las primeras dos fases sigue siendo una respuesta rápida, multisectorial y con una cobertura nacional, mientras que la tercera fase se desarrolla en aquellas comunidades intervenidas donde existan las condiciones institucionales y de acceso para una acción de más largo plazo. Para la respuesta rápida, el Consorcio cuenta con equipos humanitarios especializados que pueden desplegarse por toda Colombia. La atención se enfoca de manera coordinada, asegurando la priorización de alertas desatendidas o donde no hay cobertura de otros actores nacionales o internacionales.

Debido al volumen de información que genera MIRE+, la Unidad de Gestión de Información y Conocimiento (UGI+C) ha desarrollado el sistema MIREview; que tiene el objetivo de centralizar la información relacionada con la operación, visualizar los datos resultado de los servicios entregados y asegurar el acceso a la información durante las fases de la implementación para lograr la toma de decisiones informadas. Adicionalmente, durante la siguiente fase del MIRE+ 2025-2026, se buscará que el MIREview se posicione como una herramienta de consulta para donantes y stakeholders de manera que, es prioritario contar con una plataforma eficiente que responda a la complejidad de las necesidades de la gestión de información facilitando el monitoreo de las operaciones en emergencia y recuperación temprana.

• OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO

Objetivo

Evaluar la eficiencia digital de los procesos, uso de tecnologías y efectividad de comunicación del MIREview para desarrollar un plan de trabajo enfocado en el fortalecimiento de la plataforma brindando asistencia técnica sobre el desarrollo relacionado.

Objetivos específicos:

• Unificar las bases de datos de los servicios entregados durante las diferentes etapas del consorcio en un solo sistema integrado garantizando que todos los datos sean accesibles y consistentes.
• Elaborar un plan de trabajo detallado que incluya objetivo, cronograma y recursos necesarios para el fortalecimiento del desarrollo teniendo en cuenta utilidad, eficiencia, calidad y seguridad.
• Proporcionar soporte técnico a las unidades de trabajo involucradas en diseño de la plataforma mediante acompañamientos en las oficinas de la UGI+C o UGC para asegurar el inicio del plan de trabajo.

Alcance de trabajo

Alcance temático: El fortalecimiento de la eficiencia digital del MIREview debe enfocarse en el análisis del sistema actual sin incluir otras secciones para lograr finalizar los procesos que presentan retos en el desarrollo o cumplimiento para la gestión y protección de datos, por lo que se contemplan las siguientes actividades mínimas:

• Presentar un plan de trabajo (Inception Report) que responda a los objetivos y validarlo con el equipo de la UGC/UGI+C
• Analizar la construcción del desarrollo que se encuentra en el Frontend[1] y el Backend[2]
• Mapear los diferentes flujos y fuentes de información que hacen parte del MIREview.
• Realizar una revisión documental de las bases de datos en Excel con una cantidad aproximada de 453.000 registros.
• Generar una base de datos unificada con variables mínimas necesarias para la consolidación de los tableros.
• Evaluar el formato actual de las bases de datos y proponer alternativas para su recolección teniendo en cuenta el procesamiento de información.
• Presentar un plan para la atención de consultas técnicas de los equipos que se involucran con el MIREview.
• Socializar las tendencias que presentan las consultas técnicas apoyadas por la consultoría y su cierre.
• Resolver consultas técnicas sobre programación relacionada con las bases de datos y visualizaciones.
• Revisar la seguridad actual del servidor y las bases de datos, así como recomendaciones de mejoras en temas de seguridad (ejemplo actualizaciones de PHP).
• Evaluar las oportunidades de automatización de procesos gestionados por medio del MIREview.
• Presentar el estado de avance del plan de mejora relacionados con la migración de base de datos de Firebird a PostgreSQL en su totalidad de procesos, optimización de procesos en general, interfaces amigables (como orientación vertical del menú migración al Framework), angular de las interfaces de MIREview en su totalidad, creación de una aplicación móvil de las secciones destinadas con publicación en el stores (por ejemplo, la inclusión de tutoriales didácticos para la fundación.)
• Sistematizar los hallazgos/recomendaciones sobre los análisis solicitados y generar un plan de mejora.
• Presentar hallazgos y recomendaciones a la UGC/UGI+C utilizando una priorización frente a los riesgos en relación con la gestión de información y la seguridad del servidor.
• Entregar documentación final donde se identifique el trabajo realizado por parte de la consultoría.

Lineamientos transversales:

Se considerará la interdisciplinariedad para el desarrollo del análisis frente al proceso desde la recolección de información hasta su gestión en el MIREview de manera que la comunicación de todo el proceso logre ser efectiva.

Alcance geográfico: No se realizarán visitas a terreno o fuera de la cuidad de Bogotá y no se relacionan gastos adicionales por concepto de viáticos.

Principales tareas y responsabilidades

Para cumplir con el objetivo mencionado desde la UGC y UGI+C, se facilitarán los documentos y credenciales necesarias para la revisión como bases de datos, diagramación de la gestión de información consorcial, se facilitara acceso a los códigos de programación compartiendo los repositorios correspondientes como lo son los del Frontend, Backend y la ubicación a nivel de Cloud como es la localización de los Storage o donde reposan estos códigos fuente en el proxmox en una máquina virtual con el nombre de “150 (debian-24)” para el frontend y “162 (CT162)” para el backend, a su vez justamente su localización a nivel de ficheros y descripción de árbol de los mismos.

• DISPOSICIONES INSTITUCIONALES Y ORGANIZACIONALES

Deberes del consultor

• Prestar los servicios de consultoría para la realización del fortalecimiento del MIREview garantizando la contratación del personal debidamente calificado y experimentado que facilite el cumplimiento de la entrega de los resultados.
• Los términos de referencia (TOR) del personal de apoyo que requiera la firma consultora, la persona o el equipo deberán indicar claramente las horas en que el personal trabajará para el presente servicio; así como deberá indicar de manera explícita que estarán bajo su supervisión y que no se les pagará con arreglo al contrato del consultor.
• Cumplir con cada uno de los entregables, actividades y valores agregados definidos en el presente documento.
• Ejecutar el servicio contratado, de conformidad con los requerimientos por parte del supervisor del contrato designado por el Consejo Noruego para Refugiados o por la persona que este delegue.
• Atender las observaciones o sugerencias que se formulen en cuanto estén dentro del alcance del contrato y sean pertinentes para su ejecución, dentro de la normatividad aplicable en su materia.
• Adherirse a las políticas de seguridad de la información del Consejo Noruego para Refugiados y del Consorcio MIRE+.
• Establecer espacios de acompañamiento, retroalimentación y entrega de resultados en espacios concertados con los miembros del comité de gestión de la evaluación designado por el consorcio MIRE+.
• Realizar por su cuenta y riesgo todas las labores necesarias para cumplir la labor encomendada, incluyendo el proporcionar seguros en caso de ser necesario.
• Dar cumplimiento a las tareas y compromisos asignados que se deriven del plan de trabajo y cronograma de actividades.
• Cumplir para todas las obligaciones relativas a la afiliación y pago oportuno de los respectivos aportes al régimen general de la seguridad social integral, del pago del personal de apoyo requerido para el servicio, siendo esta una condición suspensiva para que surja la obligación de pago por parte del Consejo Noruego para Refugiados – NRC, por tanto, se deberá presentar los soportes del caso.
• Garantizar la provisión de transporte, alojamiento, materiales, asistencia para la elaboración de talleres, etc. que se requiera para las actividades enunciadas en el presente documento estén incluidos en el costo total enunciado en la propuesta.
• Suscribir y asumir los costos de las pólizas de cumplimiento o garantías que se requieran para la implementación de la evaluación.
• Las demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del presente documento.

El NRC poseerá los derechos de propiedad intelectual de todos los materiales presentados por los consultores en virtud del contrato. Por lo tanto, los consultores deben asegurarse de poseer cualquier material proporcionado al NRC como parte del entregable. Los derechos de reproducción de los informes se otorgarán al NRC y sus agentes contratados. El NRC será libre de reproducir los materiales a voluntad y de otorgar derechos de reproducción.

Los informes deben presentarse en formato Microsoft Word. Los textos no deben tener formato, los gráficos u otros elementos gráficos deben ser editables (es decir, no deben ser imágenes). Todas las referencias deben citarse conforme a la convención y detallarse en una bibliografía, utilizando el sistema Harvard tal como se establece en el Manual de estilo de la UNESCO. Todas las citas literales deben aparecer entre comillas y no deben tener una longitud excesiva. Todos los datos recopilados en el marco de la consultoría deben enviarse junto con los entregables, en un formato ampliamente reconocido, por ejemplo, Microsoft Excel.

Todo lo que se envíe al NRC debe ser trabajo original de los consultores. Cualquier plagio en cualquier forma, o cualquier otra violación de los derechos de propiedad intelectual, automáticamente descalificará al consultor de recibir cualquier pago adicional conforme al contrato suscrito por el NRC, y el NRC procurará recuperar los pagos ya realizados.

El consultor seguirá la guía de Investigación Ética con Niños con respecto a la participación ética de los niños. Además, se informará plenamente a todos los participantes de estudios u otra interacción sobre la naturaleza y propósito de la interacción y su participación solicitada. Se debe obtener el consentimiento informado para cualquier fotografía, grabación de audio o vídeo, etc., de conformidad con la política de consentimiento del NRC.

Deberes del NRC

• Pagar el valor que se acuerde con el consultor/a o con la firma consultora en los términos y condiciones acordados y que estén bajo los parámetros institucionales del Consejo Noruego para Refugiados – NRC.
• Entregar la información y/o archivos necesarios a el consultor/a para que ejecute el objeto, las actividades y entregables solicitados.
• Establecer y mantener canales de comunicación oportunos y claros que nos permitan articular en forma eficaz cualquier situación que amerite la intervención del consultor/a.
• Para tal fin el consultor/a debe acudir al Gerente MEAL del Consorcio MIRE+, como responsables de la gestión de la consultoría.

El NRC poseerá los derechos de propiedad intelectual de todos los materiales presentados por los consultores en virtud del contrato. Por lo tanto, los consultores deben asegurarse de poseer cualquier material proporcionado al NRC como parte del entregable. Los derechos de reproducción de los informes se otorgarán al NRC y sus agentes contratados. El NRC será libre de reproducir los materiales a voluntad y de otorgar derechos de reproducción.

CALENDARIO DE EJECUCION Y ESTIMACION DE INSUMOS

El Oferente deberá incluir una propuesta de calendario de ejecución en un total de 8 semanas teniendo en cuenta las siguientes actividades durante el tiempo mencionado:

Actividades:

• Revisión documental y acceso a MIREview
• Presentación de Inception report
• Análisis del sistema MIREview (bases de datos, seguridad del servidor y otros procesos sobre los cuales se solicitó análisis.)
• Presentación de hallazgos y recomendaciones sobre el análisis realizado.
• Armonización de bases de datos
• Plan de acompañamiento técnico
• Acompañamiento técnico a equipos UGC/UGI+C
• Presentación de estado de avance en recomendaciones
• CUALIFICACIONES DE LA PERSONA / EMPRESA CONSULTORA

Se priorizará contratar con una firma experimentada o un/a consultor/a experimentado/a con su equipo nacional o internacional, compuesto por profesionales que cuenten con conocimiento y/o experiencia en la acción humanitaria, programación o sistemas de desarrollo tecnológico.

Experiencia y cualificaciones

Acredite mínimo tres (3) experiencias previas relacionadas con la implementación de mejoramiento de sistemas de gestión de información digital, se valorará si cuenta con experiencia en consorcios o el sector humanitario.

• DURACIÓN

El contrato tendrá una duración de ocho (8) semanas a partir de la fecha de aceptación de la oferta.

• FORMA DE PAGO

El contratista deberá presentar una propuesta económica sin incluir el IVA, ya que nuestros proyectos son exentos. Lo anterior de acuerdo con un plan de actividades presentado previamente y concertado con el gestor de la consultoría. Serán requeridas las siguientes pólizas de garantía a favor de NRC para los cuales deberá presentar a su costa y a través de una compañía de seguros legalmente autorizada en Colombia y con la necesaria aclaración de todos los rubros:

-DE CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado igual al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la estipulada en el presente contrato y seis (6) meses más.

-DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por un valor asegurado del diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual a la estipulada en este contrato y tres (3) años más.

El valor será cancelado de acuerdo con las actividades, resultados y obligaciones esperados por el Consejo Noruego para Refugiados y estos honorarios será pagaderos de la siguiente manera:

1. Pago 1: El 30% del valor total a la entrega del inception report que contenga: “Plan y Cronograma detallados del fortalecimiento de eficiencia digital; más la depuración de las bases de datos”
2. Pago 2: El 30% del valor total a la entrega del informe de hallazgos y recomendaciones junto con la metodología y anexos relacionados (mapas, diagramas, etc.); más la depuración y sincronización completada de las bases de datos.
3. Pago 3: El 40% del valor total a la entrega del estado del plan de mejora que contenga el detalle sobre el avance de las recomendaciones implementadas sobre los hallazgos.