Directeur.rice administratif et financier

Caritas International Belgique appartient à un réseau mondial de 162 organisations chrétiennes de solidarité, actives ensemble à travers 200 pays et régions. A l’étranger, nous venons en aide aux victimes de catastrophes et de conflits, de la faim et de la pauvreté. En Belgique, nous apportons une réponse humaine et individuelle au parcours migratoire de chacun-e. Notre action vise en priorité les personnes les plus vulnérables, sans aucune forme de discrimination.

Caritas International Belgique (CI.be) a un bureau de représentation à Kinshasa en soutien à son action en RDC afin d’appuyer et d’accompagner ses partenaires de mise en œuvre dans des projets d’urgence, de triple NEXUS et de développement.

C’est dans le cadre de cette mission que Caritas International Belgique (CI.be) cherche à recruter un(e) employé(e) expérimenté(e), motivé(e) par sa mission et d’une honnêteté sans faille pour pourvoir le poste de « Directeur.rice administratif et financier» de son bureau de représentation à Kinshasa – RDC.

MISSION

Le/La Directeur.rice administratif et financier fait partie de l’équipe de direction et répond à la Représentante Pays de CI.be en RDC. Il/elle est responsable de tous les aspects de la gestion financière et de l’administration des opérations de CI.be en RDC. Il/elle accompagne et supervise les comptables des projets menés par CI.be et ses partenaires en RDC ainsi que le personnel administratif des bureaux de représentation à Kinshasa et Bukavu. Il/elle est en contact étroit avec les responsables financiers des organisations partenaires, et la cellule finance du département Coopération Internationale de CI.be à Bruxelles.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Le/la Directeur.rice administratif et financier est garant de la santé financière de l’organisation et du bon fonctionnement des opérations de CI.be en RDC. Il/elle gère la fonction financière au sein de CI.be, en particulier la budgétisation, les rapports et les propositions de projet. Il/elle est également responsable de la planification des objectifs financiers à long terme de l’organisation et de la protection des actifs. Le/la Directeur.rice administratif et financier a également pour rôle de s’assurer que les fonctions de soutien sont bien alignées les unes sur les autres et qu’elles sont mises en œuvre de manière efficace. Ses responsabilités spécifiques sont :

1. GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE ET RAPPORTAGE

• Diriger la fonction financière au sein de CI.be ;
• Coordonner les activités du personnel financier et lui fournir des orientations et formations le cas échéant ;
• Etablir les budgets des projets et de l’antenne RDC ainsi que les demandes de trésorerie ;
• Effectuer un suivi budgétaire régulier et conseiller le personnel de CI.be eu égard à l’exécution du budget et au recouvrement des coûts du bureau ;
• Identifier les goulets d’étranglement dans les budgets et programmes et aviser des améliorations financières possibles ;
• Mettre en place et contrôler les procédures financières et la comptabilité, tout en assurant un processus d’amélioration continue ;
• Produire les états financiers annuels selon la législation en vigueur ;
• Elaborer des rapports financiers mensuels et trimestriels pour l’antenne et les bailleurs de fonds, dans les délais. Interpréter les données financières issues des rapports trimestriels et fournir des analyses et des conseils financiers ;
• Au quotidien, veiller à ce que :
  • les liquidités et les soldes bancaires soient suffisants à tout moment, et faire le lien avec le siège pour les demandes;
  • les passations de marchés répondent aux exigences financières et soient pertinentes ;
  • les demandes de paiement soient conformes à la réglementation avant de les signer ;
  • les factures soient payées correctement et en temps voulu ;
  • il y ait une vue d’ensemble actualisée des engagements en cours;
  • les caisses soient vérifiées et disposent des justificatifs pertinents ;
  • le contact avec les banques soit maintenu et les réconciliations banque-caisse de l’antenne et des différents projets soient effectuées ;
  • le suivi et l’accompagnement des partenaires soient bien effectués et que des missions d’appui-conseil aient lieu ;
• Faciliter les activités des auditeurs internes et externes lors de l’examen des comptes du bureau ;
• Organiser des réunions mensuelles entre les équipes financières et les équipes de projet pour une analyse commune de la réalisation des activités et de la consommation du budget.
• Effectuer toutes autres tâches nécessaires à la bonne gestion des projets.

1. GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE

• Suivre tous les dossiers administratifs (renouvellement des accords-cadres, arrêté interministériel, certificat d’enregistrement, etc…) ;
• S’assurer que le bureau de CI.be en RDC respecte les obligations légales imposées aux ASBL et ONG internationales ;Coordonner les activités du personnel administratif et renforcer ses capacités ;
• Veiller à l’archivage des pièces et des données essentielles ;
• Faire le suivi des contrats, des fournisseurs et des importations ; Assurer l’efficacité et le bon fonctionnement du bureau, y compris la sécurité et la gestion de la flotte de véhicules ; examiner les registres d’entretien des véhicules et du carburant, et la mise à jour des polices d’assurance ;
• Maintenir un inventaire approprié des fournitures et du matériel
• En collaboration avec le coordinateur logistique, assurer la bonne exécution des processus d’approvisionnement en biens, travaux et services conformément aux directives de CI.be et des bailleurs de fonds.

1. GESTION DU PERSONNEL

• Assurer la gestion des performances, y compris les plans de développement personnel ;
• Superviser et renforcer les compétences du personnel sous sa responsabilité hiérarchique directe

PROFIL

• Master ou licence en administration des affaires, finance, comptabilité ou domaine connexe requise ;
• Maîtrise de la comptabilité générale et analytique (en partie double) ;
• Connaissance de la gestion administrative et financière des projets ;
• Avoir une expérience professionnelle de minimum 7 ans, notamment dans le monde des ONG ;
• Expérience avérée de l’analyse et l’interprétation des données financières ;
• Connaissance des bailleurs de fonds institutionnels, notamment l’UE, les agences UN et la DGD;
• Connaissances du droit du travail Congolais et autres dispositions légales applicables aux ONG ;
• Maîtrise du Pack Office et d’un logiciel comptable courant (NAVISION, Windbooks, etc.) ;
• Parfaite maîtrise du français (écrit et parlé), avoir des notions d’anglais est un atout ;
• Rigoureux, organisé, avoir un bon sens de l’analyse, précis et méthodique
• Qualités de leadership, capacité d’écoute, ouverture au débat, esprit critique ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Disponible pour faire des visites régulières sur le terrain et interagir avec différentes parties prenantes.

Fait à Kinshasa le 2 décembre 2024.

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