CHARGE(E) DES FINANCES / FINANCE OFFICER
Description du poste
Lieu d ’affectation Dakar avec couverture sur le bureau de Thiès, Sénégal
Statut du poste Temps Complet
A propos de Mercy Corps
Mercy Corps est une organisation mondiale, animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe, dans la détresse, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous nous mobilisons pour mettre en œuvre des solutions audacieuses, en aidant les populations à triompher de l’adversité et à construire des communautés plus fortes.
Aperçu du Programme / Département
Le département financier de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières au Sénégal, y compris la comptabilité, les paiements et opérations bancaires, les salaires, la budgétisation, les rapports financiers, la gestion financière des subventions et la conformité. Le département financier de Mercy Corps veille au respect des réglementations des bailleurs de fonds ainsi que des politiques et procédures internes de Mercy Corps. Dans son rôle de soutien au département des programmes, le département financier fournit des rapports en temps opportun et une assistance au directeur national et à l’équipe des programmes afin de s’assurer que les ressources financières sont utilisées de manière efficace et efficiente.
Résumé du poste
Travaillant au sein du département des finances sous la supervision hiérarchique du Directeur Pays et technique du Conseiller Technique Senior en finance, le (la) Chargé(e) des Finances assure la gestion des opérations financières pour la mission du Sénégal, leur documentation, la fiabilité des informations et leur traitement comptable dans les délais requis et de manière précise. Il/Elle apportera un soutien financier à l’équipe du Sénégal et celle du Benin au besoin.
Responsabilités essentielles du poste
GESTION DES PROGRAMMES
- Procéder à la revue financière de toutes les demandes de paiement, demandes d’achat, bons de commande, contrats et autres pour s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures financières de Mercy Corps et aux exigences des donateurs.
- Enregistrer quotidiennement les paiements dans Navigator au besoin.
- Soumettre pour revue au superviseur technique les rapports d’amortissements mensuels à savoir les charges prépayées (Charges générales, Loyers bureaux et GH, carburant, communication, avantages au personnel expatrié et local) ; les rapports liés aux comptes : 1200, 1250 (Comptes inter-agences), créances dues (1330), dépôts (1510) et avances sur salaires aux expatriés (1525).
- Faire les analyses et la réconciliation des comptes de bilan mensuellement pour soumission au superviseur technique d’éventuels ajustements ou corrections à approuver dans le système comptable.
- Assister dans l’élaboration des budgets des nouveaux projets.
- Procéder à l’arrêté et comptage hebdomadaire et mensuel de la caisse avec l’assistante financière.
- Gérer la trésorerie du bureau et assurer que les fonds sont disponibles pour les opérations de la province basée sur les projections de demandes de fonds soumises par les équipes support et Programme. Être le point focal principal avec les institutions bancaires.
- Orienter les équipes programme et opération que tous les documents soumis pour traitement/paiement soient complets et conformes aux procédures financières de Mercy Corps et règles des donateurs.
- Procéder à l’induction financière de tout nouveau membre du personnel national non-cadre.
- Soutenir les équipes programmes lors des budgétisations d’activités pour les soumissions de projet
- Effectuer des visites de terrain pour soutenir les équipes sur la documentation, le respect des procédures et lors des paiements si nécessaire.
- Être le point focal point focal pour les audits dans le pays a compter de la préparation jusqu’aux réponses de la Direction avec l’appui du superviseur technique.
- Saisir les paiements sur la plateforme bancaire pour approbation des signataires quand besoin il y’a.
- Tenir la caisse du bureau en cas d’absence de l’assistant(e) financier(e).
- Se comporter professionnellement et personnellement de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
SECURITE
- Veiller au respect des procédures et des politiques de sécurité définies par la direction du pays.
- Veiller de manière proactive à ce que les membres de l’équipe travaillent dans un environnement sécurisé et soient informés des politiques.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONEL
- Dans le cadre de notre engagement en faveur de l’apprentissage organisationnel et de notre compréhension du fait que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
RESPONSABILITÉ À L’ÉGARD DES BÉNÉFICIAIRES
- Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à être redevable, en particulier à nos bénéficiaires et aux normes internationales régissant le travail d’aide et de développement international, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets de terrain.
- Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois et coutumes locales ainsi que les politiques, procédures et valeurs de Mercy Corps à tout moment et dans tous les lieux de travail du pays.
Responsabilité de Supervision : Assistant financier
Redevabilité
Rapporte à : Directeur Pays
Travaille directement avec : Conseiller Technique Senior Finance, Equipe Programme. Equipe Support (Operations, RH/Administration, Achats etc).
Connaissance et expérience
- 6 mois à 3 ans d’expérience en comptabilité, banque et caisse.
- Un diplôme en comptabilité premier cycle universitaire (Bachelor, BTS, DUT, BAC+2) est requis au minimum.
- Solides compétences informatiques dans les programmes MS Office, en particulier Excel.
- Précision dans le traitement des transactions en espèces, aptitude aux mathématiques et souci du détail.
- Connaissance de base de l’anglais oral et écrit et excellente connaissance du français.
Facteur de succès
Une bonne compréhension de l’éthique de la finance et de l’approvisionnement ainsi que la volonté et la capacite de faire respecter les politiques et procédures de Mercy corps et des donateurs sont essentielles. Un haut niveau d’intégrité personnelle, d’honnêteté et de transparence dans toutes les manipulations d’argent est absolument essentiel. La capacite à interagir efficacement avec les membres du personnel international et national est requise. Une capacite avérée à travailler rapidement et avec précision, à respecter les délais et à traiter les informations en vue de soutenir l’évolution des activités du programme est nécessaire.