Management Assistant

Job title:

Management Assistant

Company

VIB

Job description

Het VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is één van de onderzoekscentra van het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) gevestigd aan de KU Leuven (Campus Gasthuisberg). Vandaag zijn er binnen het CCB 14 onderzoeksgroepen actief met in totaal een tewerkstelling van rond de 250 medewerkers.
Aan het hoofd van elke van deze onderzoeksgroepen staat telkens een professor met een specifieke expertise in kankeronderzoek, die een team onder zich heeft van postdocs, PhD-studenten, laboranten en wetenschappelijk medewerkers. Voor de administratieve ondersteuning van een aantal van onze onderzoeksgroepen zijn we op zoek naar een gedreven Management Assistant. Functie
Je bent inzetbaar voor de ondersteuning van verschillende onderzoeksgroepen binnen het centrum.
In eerste instantie zal je voornamelijk werken voor 3 labo’s in combinatie met algemene activiteiten van het gehele center.
Binnen deze rol neem je volgende verantwoordelijkheden op jou:
Agendabeheer van professorenOrganiseren van meetings & seminarsOrganiseren van business trips: transport, verblijf, volledige logistieke ondersteuningOntvangst van bezoekers en de organisatie van de logistieke omkadering en het programmaBestellingen voor het labo ingeven en opvolgen, alsook de verwerking van onkostennota’s en visa transactiesBieden van administratieve ondersteuning bij het opstellen van labo/departementale documenten, beursaanvragen, PhD defenses, rapportering van onderzoeksprojecten en CV updates van professorenInspelen op Ad Hoc vragen van professoren en medewerkers van de labo’sBeheer van de website en databases van het labo
Profiel
Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en EngelsBachelorsdiploma of gelijkwaardige ervaring met een sterke administratieve focus en een leergierige houdingKennis van SAP is een grote plusErvaring met het organiseren van business trips is een grote plusCommunicatieve skills: je kan snel schakelen tussen verschillende stakeholders en je taken aanpassen naar gelang de noden van de groepJe wordt gewaardeerd voor je proactiviteit en nauwkeurigheidJe bent een problem solver, diplomatisch en discreetJe houdt ervan om zelfstandig te werken én bent tegelijkertijd een teamplayerJe hebt een goede kennis van Microsoft Office (Outlook/Word/PowerPoint/Excel), One Drive, Teams en je wilt je vaardigheden op dit gebied voortdurend verbeterenJe hebt affiniteit met de wetenschappelijke/academische wereld
Wij bieden
Een voltijdse of 80% tewerkstelling
Een contract onbepaalde duur
Een gevarieerde functie in een uitermate dynamische internationale wetenschappelijke omgeving
Een inspirerende setting die groei en persoonlijke ontwikkeling aanmoedigt
Startdatum: zo snel mogelijk (bij voorkeur voor mid-november)Hoe solliciteren?
Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren. Gelieve een motivatiebrief en CV bij je sollicitatie toe te voegen. Sollicitaties zijn welkom totdat de vacature is ingevuld.
Voor meer informatie m.b.t deze functie kan je mailen naar hr.ccb@kuleuven.be [mailto:hr.ccb@kuleuven.be] .

Expected salary

Location

Leuven, Vlaams Brabant

Job date

Thu, 12 Sep 2024 22:57:15 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (jobsnear.org) you saw this job posting.