Office Administration Assistant – HALO Syria

Office Administration Assistant, HALO Syria

Location – Kelli – Idleb, Syria

Full Time

Competitive salary

*** Applications to be made in English only. تُقدم الطلبات باللغة الإنجليزية فقط ***

About HALO Trust:

The HALO Trust is the world’s largest international humanitarian Mine Action Non-Governmental Organization (NGO). HALO’s mission is to save lives and restore communities affected by Explosive Remnants of War (ERW), including landmines, aircraft and cluster bombs, artillery projectiles, rockets and missiles, and improvised explosive devices (IEDs). Established in Afghanistan in 1988, HALO now employs nearly 10,000 staff across 28 countries and territories.

HALO’s Syria Program:

HALO’s program in Syria was established in 2016 and is coordinated from offices in Amman, Jordan, and Syria. HALO conducts its projects in Syria through national NGO partners and a HALO Field Office in Kelli, Idleb. Current projects in Syria include Explosive Ordnance Disposal (EOD), Non-Technical Survey (NTS), and Explosive Ordnance Risk Education (EORE).

Job Summary:

We are seeking a dedicated and responsible individual to join our team as an Administrative Assistant. The role primarily involves providing administrative support to the office staff.

The ideal candidate should be organized, detail-oriented, and capable of multitasking in a fast-paced environment. This position requires excellent communication skills, the ability to maintain confidentiality, and a strong sense of responsibility.

ملخص الوظيفة:

نحن نبحث عن فرد ملتزم ومسؤول للانضمام إلى فريقنا كمساعد إداري. تتمثل المهام الأساسية لهذا الدور في تقديم الدعم الإداري لموظفي المكتب.

يجب أن يكون المرشح المثالي منظمًا، دقيقًا، وقادرًا على التعامل مع مهام متعددة في بيئة عمل سريعة. يتطلب هذا المنصب مهارات تواصل ممتازة، القدرة على الحفاظ على السرية، وإحساسًا قويًا بالمسؤولية.

Requirements

Key Responsibilities:

Administrative Assistant Responsibilities:

• Office Organization: Maintain a clean and organized environment. Arrange and manage office supplies, equipment, and furniture.
• Data Entry: Assist in data entry tasks, including updating databases, inputting information, and maintaining accurate records.
• Communication: Handle incoming calls, emails, and inquiries. Route calls to appropriate individuals and assist with basic queries.
• Documentation: Assist in preparing and organizing documents, reports, and presentations. Proofread and edited documents as needed.
• Filing: Maintain physical and digital filing systems. Ensure documents are stored appropriately and can be easily retrieved.
• Support: Provide administrative support to office staff as required.
• All HR Responsibilities assigned by the HR and Administration Manager.

المهام الرئيسية:

مسؤوليات المساعد الإداري:

· تنظيم المكتب: الحفاظ على بيئة عمل نظيفة ومنظمة، وترتيب وإدارة المستلزمات المكتبية والمعدات والأثاث.

· إدخال البيانات: المساعدة في إدخال البيانات، تحديث قواعد البيانات، والحفاظ على السجلات بدقة.

· التواصل: التعامل مع المكالمات الواردة و الصادرة، الرسائل الإلكترونية، والاستفسارات، وتحويل المكالمات إلى الأشخاص المناسبين وتقديم المساعدة في الاستفسارات العامة.

· إعداد المستندات: المساعدة في إعداد وتنظيم الوثائق، التقارير، والعروض التقديمية، مع مراجعتها وتحريرها عند الحاجة.

· حفظ الملفات: الحفاظ على أنظمة الأرشفة الورقية والرقمية، وضمان تخزين المستندات بطريقة مناسبة وسهولة استرجاعها.

· الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري لموظفي المكتب حسب الحاجة.

· تنفيذ جميع المهام المتعلقة بالموارد البشرية التي يتم تكليفها من قبل مدير الموارد البشرية والإدارة.

Qualifications:

• Bachelor’s degree, High school diploma, or equivalent.
• Proficiency In English (writing and reading).
• Previous experience in administrative roles.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Excellent communication skills, both written and verbal.
• Attention to detail and ability to maintain confidentiality.
• Computer skills, including proficiency in Microsoft Office applications.
• Ability to work independently and as part of a team.

المؤهلات المطلوبة:

· درجة البكالوريوس أو شهادة الدبلوم أو ما يعادلها.

· خبرة سابقة في الأدوار الإدارية.

· مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع مهام متعددة.

· مهارات تواصل ممتازة، سواء الكتابية أو الشفهية.

· الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على السرية.

· مهارات الحاسب الآلي، بما في ذلك الإلمام بتطبيقات مايكروسوفت.

· القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

·

Benefits

The HALO Trust is an Equal Opportunity Employer and does not discriminate against any applicant for employment because of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex, or sexual orientation.

The HALO Trust is committed to a culture that is both diverse and inclusive and we seek to recruit, develop, and retain the most talented people from a diverse candidate pool.

The HALO Trust is committed to ensuring that it provides a safe and trusted environment which safeguards and promotes the welfare and well-being of anyone who comes into contact with, or is part of, the Charity, with a zero-tolerance approach to behaviours which challenge this.

How to apply:

If you wish to apply, please submit your CV (no more than 2 pages) and a covering letter (no more than one page). Closing date for applications will be 24th March 2025.

We will be reviewing and processing applications as we receive them and reserve the right to close the advert before the advertised closing date. Therefore, we encourage you to apply as soon as you can

إن هالو ترست هي جهة توظيف تتسم بتكافؤ الفرص ولا تميز ضد أي متقدم للتوظيف بسبب السن أو الإعاقة أو تغيير الجنس أو الزواج والشراكة المدنية أو الحمل والأمومة أو العرق أو الدين أو المعتقد أو الجنس أو التوجه الجنسي. تلتزم هالو ترست بثقافة التنوع والشمولية، ونسعى إلى توظيف وتطوير واستبقاء الأشخاص الأكثر موهبة من مجموعة متنوعة من المرشحين. وتلتزم هالو ترست بضمان توفير بيئة آمنة وموثوقة تحمي وتعزز رفاهية وسلامة أي شخص يتعامل مع المؤسسة الخيرية أو يكون جزءًا منها، مع اتباع نهج عدم التسامح مطلقًا مع السلوكيات التي تتحدى ذلك. كيفية التقديم: إذا كنت ترغب في التقديم، يُرجى تقديم سيرتك الذاتية (لا تزيد عن صفحتين) وخطاب تغطية (لا يزيد عن صفحة واحدة). الموعد النهائي لتقديم الطلبات هو 24مارس 2025 .سنقوم بمراجعة الطلبات ومعالجتها عند استلامها ونحتفظ بالحق في إغلاق الإعلان قبل تاريخ الإغلاق المعلن عنه. لذلك، نشجعك على التقديم في أقرب وقت ممكن