Spécialiste Finance et Conformité

Titre de la position : Spécialiste Finance et Conformité

Répondant à : Chef de Consortium

Supervisé par : Chef des services supports

Supervise : NA

Lieu d’affectation : Yaoundé avec déplacement fréquent sur le terrain

Zone d’intervention : Cameroun

Période considérée : 12 mois

Type de contrat : Contrat national (uniquement réservé aux ressortissants Camerounais)

Salaire et avantages : Non management, band G

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC en sigle, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

DRC Cameroun a commencé ses opérations au Cameroun en 2018 en répondant aux besoins humanitaires des réfugiés de la République centrafricaine (RCA) et des Camerounais vulnérables dans la région de l’Adamawa. Actuellement, DRC opère avec un bureau régional à Meiganga et deux bureaux auxiliaires à Djohong (région de l’Adamawa) et Garoua-Boulai (région de l’Est). Les interventions se concentrent sur la recherche de solutions durables pour les plus vulnérables, en utilisant l’approche holistique de graduation pour améliorer à la fois la protection et le redressement économique. Par la suite, fin 2018, DRC a commencé ses activités dans la région du Sud-Ouest du Cameroun fin 2019 pour répondre aux besoins des personnes déplacées de force dans le contexte de la crise anglophone, en commençant les activités humanitaires en janvier 2019. DRC opère dans les divisions de Meme, Fako, Kupe-Manenguba et Ndian avec un bureau à Buea et une sous-base à Kumba. La programmation se concentre sur les zones rurales et difficiles d’accès afin de répondre aux besoins fondamentaux des populations en matière de nourriture, d’abris et de NFI, tout en améliorant l’environnement de protection et en offrant des opportunités génératrices de revenus.

DRC est enfin présent dans la Région de l’Extrême Nord avec un sous-bureau à Kousseri depuis 2023 pour répondre aux besoins de personnes victimes d’inondations et de conflits intercommunautaires et un bureau régional à Maroua (opérationnel depuis Septembre 2024) notamment pour la réponse aux besoins des réfugiés nigérians et des communautés hôtes.

2. Objet

DRC Cameroun cherche à recruter un professionnel expérimenté, hautement qualifié et enthousiaste pour rejoindre notre équipe des services support à Yaoundé.

C’est un poste clé, d’appui au chef du consortium DUE et des services support afin d’assurer la mise en œuvre et la mise à jour des procédures et des lignes directrices du DRC dans le pays, avec les partenaires du consortium, en mettant l’accent sur la conformité et la fonctionnalité. Le poste comprend des déplacements réguliers sur le terrain au Cameroun. Le (la) titulaire du poste contribue contribue au bon suivi des procédures financières et comptables, identifie les points d’améliorations possibles et formule des recommandations. Il/elle assure le lien entre la finance (élaboration et suivi budgétaire) et la comptabilité (reprise des affectations comptables en lien avec les budgets disponibles et les dépenses prévisionnelles du master budget). Il/elle assure un suivi efficace pour la comptabilité et le reporting financier du projet DUE. Il s’agit d’un poste technique, qui requiert une expérience préalable conséquente dans un poste similaire avec de solides connaissances en matière de finances et d’audits. Ce poste requiert également une parfaite maîtrise professionnelle du français et de l’anglais.

3. Fonctions et Responsabilités

a. Gestion financière

• Saisir périodiquement les écritures comptables des partenaires dans DYNAMICS (Système d’Information du DRC), en s’assurant que tous les champs requis sont remplis correctement et en cohérence avec le plan de compte de DRC ;

• Être consulté dans la rédaction des SOP financières.

• Responsable de la tenue et de la mise à jour du tableau d’allocation et du budget SOLID.

• Participer à la stratégie de partenariat, en étant responsable du processus de diligence raisonnable des partenaires/du plan de renforcement des capacités/des réunions régulières avec les partenaires d’implémentation du programme SOLID ;

• Responsable de développer et de maintenir une matrice comprenant tous les processus des partenaires et les SoP en ce qui concerne la prévoyance sociale, les impôts sur le revenu, les taux de change, la TVA…

• S’assurer que toutes les transactions ont été réalisées suivant les procédures comptables applicables (bailleur DUE) et que les pièces justificatives correspondent aux exigences du bailleur ;

• Être garant de l’archivage physique et électronique des pièces comptables ;

• Communiquer toutes dépenses suspectes et/ou non conformes avec les procédures comptables et financières applicables au Chief of Party et au responsable des services support ;

• Coordonner avec les partenaires, la préparation des pièces justificatives demandées lors des audits.

• Être consulté pour préparer une proposition ou un amendement budgétaire en collaboration avec les équipes des Grant et le programme de chaque partenaire et des Organisations de la Société civile du Consortium SOLID ;

• Responsable du paramétrage des nouveaux projets du consortium dans Dynamics et de la mise à jour des prévisions budgétaires par an ;

• Soutien à la mise à jour et au partage des BFU avec les responsables du budget et le personnel financier des partenaires ;

• Responsable de l’examen de la comptabilité et de l’allocation par projet

• Responsable de l’ajustement des transactions mal allouées dans le système

• Responsable de l’examen des coûts engagés et des transactions en attente

• Soutenir le responsable financier dans l’organisation d’une réunion pour un examen détaillé des BFU

• Responsable de l’identification du cofinancement et de la mise à jour de Dynamics en conséquence

• Soutenir le responsable financier dans la préparation et la soumission du rapport financier

• Responsable de la facilitation de l’audit, du soutien à la préparation de l’audit et responsable du suivi des conclusions du rapport d’audit ;

• Responsable de la mise à jour du tracker en lien avec les rapports d’audit

• Responsable de la création et de la mise à jour d’un outil de suivi des partenaires unifié pour tous les bureaux d’implémentation du programme consortium ;

• Responsable de la réception et de l’examen des rapports financiers/documents financiers des partenaires de mise en œuvre ;

• Responsable de la vérification ponctuelle des rapports financiers/documents financiers des partenaires de mise en œuvre :

• Responsable d’assurer un processus de versement en temps opportun pour les partenaires de mise en œuvre ;

• Responsable de l’enregistrement des dépenses des partenaires et d’effectuer le rapprochement des partenaires ;

• Responsable du rapprochement des dossiers en cours des partenaires et des donateurs

• Fournir des indicateurs réguliers et adéquats pour suivre la situation financière du programme SOLID et fournir une analyse pertinente des coûts, un suivi régulier des dépenses par rapport au budget, analyser les écarts et suggérer des actions correctives si nécessaire

• Fournir un soutien au CoP dans la rédaction de nouveaux projets et la préparation du budget, en assurant la collaboration des autres partenaires.

b. Gestion de la trésorerie et comptable:

• Adresser au siège de DRC les demandes de paiements des partenaires ;

• Vérifier que les demandes de paiements transmises par les partenaires sont complètes ;

• Anticiper les besoins futurs de trésorerie afin d’éviter toute manque de trésorerie ;

• Participer activement à la formation des équipes comptabilité / finance terrain ;

• Agir comme point focal technique pour toute question d’ordre financier vis-à-vis des partenaires membres et des OSC ;

c. Gestion de la conformité et respect des règles des donateurs au programme SOLID

• Veiller à ce que le processus comptable soit efficace et précis, en prévoyant un niveau adéquat de vérification et de séparation des tâches en fonction de la dimension et du personnel de la mission. La base de données comptables doit être conforme aux pratiques comptables standard DRC et bailleurs,

• Veiller à la bonne mise en œuvre et au respect des procédures des bailleurs de fonds, en veillant à ce qu’elles soient alignées sur les exigences légales et dans le cadre juridique national, et en concevant ou en adaptant les politiques, procédures et outils locaux pertinents pour une gestion optimisée des ressources financières de la mission

• Sensibiliser les principaux membres de direction des membres du consortium sur les risques financiers et l’étendue de leurs responsabilités financières.

• Assurer la mise en place d’une organisation pertinente et d’un système de contrôle interne fiable, de l’harmonisation des coûts et des pratiques afin de répondre à toutes les obligations financières tout en maintenant l’éthique financière respectée au sein du consortium et de la mission DRC en utilisant les outils et modèles fournis par les protocoles procéduraux des bailleurs.

Les responsabilités énumérées dans cette offre d’emploi ne sont pas exhaustives et peuvent être réajustées en fonction des besoins opérationnels par le chef de Consortium DUE et le Chef des services support, mais elles resteront conformes à l’objectif général du poste.

4. Qualifications requises

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle)

1. Expérience professionnelle pertinente minimum de (3) années dans un domaine similaire ;
2. Expérience en gestion et suivi de trésorerie pour une ONG internationale ou (minimum 1 an) ;
3. Maitrise d’Excel – Niveau avancé ;
4. Expérience en termes de suivi des règles bailleurs en particulier UE
5. Bonnes capacités de communication
6. Excellente attention aux détails et désireux de résoudre tout problème

Formation : (y compris certificats, permis, etc.)

• Master en Comptabilité, Administration des Entreprises, Finance
• Maitrise de l’outil informatique

Langues : maîtrise professionnelle du français et de l’anglais.

Principaux acteurs : (internes et externes)

• Equipe Finance et Audit des membres du Consortium au Cameroun et en RCA
• Equipe logistique Yaoundé et Bangui des partenaires
• Auditeurs

5. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour

6. Réglementations générales

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable
• L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
• L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable
• L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.