POST DESCRIPTION
I. Position Information
Position title: Asociado de Proyectos- Administración
Position grade: G5
Duty station: San Salvador, El Salvador
Is this a Regional, HQ, MAC, PAC, Liaison Office or Country Office based position? Country Office
Position rated on: 15 de octubre de 2024
Reports directly to: Coordinator NOA
Number of Direct Reports: n/a
II. Organizational Context and Scope
La OIM, creada en 1951, es la principal organización internacional en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está consagrada a promover la migración humana y ordenada para beneficio de todos. En ese quehacer ofrece servicios y asesoramiento a gobiernos y migrantes.
El/la AsociadoAsistente de Proyectos trabajará bajo la supervisión general del Jefe de Misión
y la supervisión directa del RMO y /la Coordinador/a Nacional del Programa, siendo responsable de velar por el monitoreo de la ejecución presupuestaria de cada fase del Programa, el apoyo en la elaboración presupuestaria para cada fase del Programa, mantener una adecuada coordinación y comunicación de los lineamientos del área administrativa financiera y las áreas programáticas.
III. Responsibilities and Accountabilities
- Monitorear y asegurar que todos los productos y servicios que brinden los proveedores se lleven a cabo bajo los acuerdos contractuales, los procedimientos y prácticas establecidas por la OIM.
- Revisar las líneas presupuestarias y preparar la documentación necesaria, respecto a la adecuada administración de los recursos del proyecto (como formatos e informes relativos a los gastos administrativos, operativos y de movimientos), asegurando el uso óptimo y transparente de los recursos.
- Liderar la gestión del inventario de los activos manteniendo un efectivo control durante las diferentes actividades en coordinación estrecha con la Unidad de Compras de la Organización.
- Coordinar los aspectos logísticos y administrativos para reuniones, talleres, y demás eventos organizados por el Proyecto, de conformidad con las necesidades.
- Mantener una comunicación estrecha con el Departamento de Administración y Finanzas para dar seguimiento a los procesos de compra, pago de proveedores, entre otros.
- Brindar apoyo en los procesos de contratación de personal eventual y consultorías, de acuerdo con las necesidades del Programa.
- Contribuir al desarrollo de un plan de compras – en coordinación con el coordinador Nacional del Proyecto, y demás equipo del Programa para la planificación de los recursos financieros, la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.
- En articulación con la Coordinación del Programa, apoyar en la preparación y presentación mensual del preparar y presentar mensualmente el estado de ejecución presupuestaria del Programa.
- Apoyar en la elaboración y seguimiento de , Requisiciones de Compra (PR); para el desarrollo de las actividades del proyecto.
- Asistir en el control, ejecución y seguimiento de los procesos de pago asociados al Programa (como pago de honorarios de consultores y otros servicios).
- Brindar apoyo para el almacenamiento, organización y administración de los materiales, así como el archivo de documentos relevantes de las actividades del Proyecto.
- Apoyar en la elaboración de reportes de progreso al donante relacionadas con las operaciones, así como el seguimiento presupuestario de las actividades que realiza el Programa tanto a nivel local como central.
- Otras funciones asociadas y relevantes para la correcta ejecución de los proyectos, que le sean asignadas por su Supervisor/a conforme a las necesidades del puesto.
IV. Required Qualifications and Experience
Education
- Estudios Universitarios en Ciencias Sociales, Administración, Contaduría Pública u otras carreras relacionadas de una institución académica acreditada con tres años de experiencia profesional relevante,
- Certificado de Secundaria con cinco años de experiencia profesional relevante
Experience
- Experiencia en tareas administrativas de proyectos de cooperación, preferiblemente con las agencias de las Naciones Unidas.
- Manejo excelente del excel
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Habilidad para coordinar y supervisar al equipo de campo y alcanzar los objetivos deseados.
- Experiencia en procesos de control de calidad de boletas.
- Experiencia en trabajo social o comunitario.
- Experiencia de trabajo dentro del Sistema de Naciones Unidas, es una ventaja.
SKILLS
- Conocimiento de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint).
- Conocimiento de principios humanitario y derechos humanos.
- Buen dominio del idioma español, en especial en la elaboración de reportes de campo y lineamientos operativos.
V. Languages
Required
Español fluido (oral y escrito)
VI. Competencies
Values
- Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
- Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
- Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
Core Competencies – behavioural indicators level 1
- Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
- Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
- Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
- Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
- Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.
How to apply
Favor tomar en cuenta que la fecha límite para aplicar es el 30 de octubre de 2024.
IMPORTANTE: Cómo aplicar
Candidatos/as externos que cumplen con las calificaciones requeridas deberán presentar su Hoja de Vida (máximo 2 páginas) y una carta de interés View the external job posting
Por favor tener en cuenta:
- Solo se considerarán las aplicaciones que cumplan con el perfil exigido.
- No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
- Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el país.
- El adjunto no debe tener un peso mayor a 2MB.
- Solo los candidatos pre-seleccionados serán contactados
- Cualquier oferta realizada al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a confirmación de fondos.