POST DESCRIPTION
I. Position Information
Position title: Asistente Administrativo de Proyecto
Position grade: G4
Duty station: San Salvador
Position number: n/a
Job family: Administration
Organizational unit:
Is this a Regional, HQ, MAC, PAC, Liaison Office or Country Office based position? Country Office
Position rated on: 15 de octubre de 2024
Reports directly to: Coordinadora Nacional de Programa NO-A
Number of Direct Reports: NA
II. Organizational Context and Scope
El programa regional “Programa Regional sobre Migración Mesoamérica – Caribe, financiado por la Oficina de Población, Refugiados y Migración (PRM) del Departamento de Población de los Estados Unidos, busca mejorar las capacidades de los Estados en América central, México y el Caribe para una gobernanza de las migraciones de una manera humana y sostenible. El programa cuenta de cuatro pilares: gobernanza migratoria, diálogo regional y alianzas, gestión de crisis migratorias y comunicación para el desarrollo.
Bajo la supervisión general del Jefe de la Oficina de OIM y la supervisión directa del/la Coordinadora Nacional del Programa, el/la Asistente de Proyecto será responsable de ejecutar las siguientes tareas:
Contribuir al desarrollo de un plan de trabajo – en coordinación con el coordinador Nacional del Proyecto, para la planificación de los recursos financieros, la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.
III. Responsibilities and Accountabilities
- Contribuir al desarrollo de un plan de trabajo – en coordinación con el coordinador Nacional del Proyecto, para la planificación de los recursos financieros, la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.
- Apoyar en la elaboración y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Cheques (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto.
- Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
- Preparar borradores de notas, cartas de invitación, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos.
- Coordinar los preparativos logísticos y administrativos para conferencias, reuniones, seminarios y demás actividades organizadas por la Unidad, asistiendo a determinados eventos según se requiera.
- Asistir en el control y ejecución de los pagos regulares asociados a los proyectos (ej., pago de honorarios de consultores y otros servicios).
- Elaborar las Autorizaciones de Viaje y otros trámites relacionados (security clearance, expense claim y visas) del personal o consultores, según se requiera.
- Colaborar en llevar un inventario actualizado de los suministros y equipo.
- Asistir en la preparación de informes de proyecto y sistematización ordenada de los anexos y documentos de soporte.
- Brindar apoyo a la Unidad Financiera de la misión en el cumplimiento de los procesos financieros y administrativos con forme a la normativa de OIM.
- Y todas las demás tareas que en el marco de sus funciones le sean solicitadas.
IV. Required Qualifications and Experience
Education
- Estudios a nivel de Licenciatura o egresado/a y dos años de experiencia de experiencia en Administración, Contaduría Pública, o carreras a fines; o diploma de escuela secundaria con cuatro años de experiencia en las áreas mencionadas.
- Conocimientos de secretariado y/o contaduría pública será considerado una ventaja.
- Excelente dominio de paquetes informáticos básicos como Microsoft Office (Word, Power Point, Excel).
- Nivel intermedio del idioma inglés
Experience
Como mínimo dos años de experiencia en tareas administrativas de proyectos de cooperación, preferiblemente con las agencias de las Naciones Unidas.
V. Languages
Required: Fluidez en español
Desirable languages: Nivel intermedio de idioma inglés
VI. Competencies
The incumbent is expected to demonstrate the following values and competencies:
Values – all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:
- Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
- Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
- Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
Core Competencies – behavioural indicators level 1
- Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
- Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
- Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
- Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
- Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.
How to apply
Favor tomar en cuenta que la fecha límite para aplicar es el 30 de octubre de 2024.
IMPORTANTE: Cómo aplicar
Candidatos/as externos que cumplen con las calificaciones requeridas deberán presentar su Hoja de Vida (máximo 2 páginas) y una carta de interés View the external job posting
Por favor tener en cuenta:
- Solo se considerarán las aplicaciones que cumplan con el perfil exigido.
- No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
- Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el país.
- El adjunto no debe tener un peso mayor a 2MB.
- Solo los candidatos pre-seleccionados serán contactados
- Cualquier oferta realizada al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a confirmación de fondos.